Art 92 kodeksu pracy a świadectwo pracy a obowiązki pracodawcy

Rozwiązanie stosunku pracy to moment, który nakłada na pracodawcę szereg obowiązków o charakterze dokumentacyjnym i rozliczeniowym. Jednym z najważniejszych i zarazem najbardziej sformalizowanych zadań jest prawidłowe sporządzenie i wydanie świadectwa pracy. Dokument ten ma kluczowe znaczenie dla odchodzącego pracownika, ponieważ potwierdza okresy zatrudnienia oraz uprawnienia pracownicze, które będą miały bezpośredni wpływ na jego status u kolejnego pracodawcy. Wśród wielu szczegółowych informacji, jakie muszą znaleźć się w świadectwie pracy, szczególne miejsce zajmują dane dotyczące okresów niezdolności do pracy z powodu choroby, za które pracownik zachował prawo do wynagrodzenia na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Choć obowiązek ten wydaje się czysto techniczny, w praktyce rodzi wiele wątpliwości interpretacyjnych, a błędy w tym zakresie mogą prowadzić do sporów przed sądem pracy.

Czym jest wynagrodzenie chorobowe z art. 92 Kodeksu pracy?

Aby właściwie zrozumieć relację między art. 92 Kodeksu pracy a świadectwem pracy, należy w pierwszej kolejności zdefiniować pojęcie wynagrodzenia chorobowego. Zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego. W przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, limit ten wynosi 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Co istotne, limit 14 dni stosuje się począwszy od roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50. rok życia.

Wynagrodzenie to jest finansowane bezpośrednio ze środków pracodawcy i wynosi co do zasady 80% podstawy wymiaru, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy wewnątrzzakładowe (np. regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy) przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. W określonych przypadkach, takich jak niezdolność do pracy spowodowana wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, choroba w czasie ciąży czy poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów, pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.

Dopiero od 34. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (lub odpowiednio od 15. dnia w przypadku pracowników powyżej 50. roku życia) pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy finansowany z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ta dychotomia – podział na wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę oraz zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS – ma fundamentalne znaczenie dla sposobu wypełniania świadectwa pracy.

Rola świadectwa pracy w przenoszeniu uprawnień chorobowych

Świadectwo pracy jest dokumentem o charakterze ściśle informacyjnym. Nie tworzy ono nowych praw ani ich nie znosi, lecz potwierdza stan faktyczny i prawny zaistniały w trakcie trwania stosunku pracy. Informacja o liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, jest niezbędna dla nowego pracodawcy.

Limity 33 oraz 14 dni niezdolności do pracy mają charakter limitów rocznych i są ściśle powiązane z osobą pracownika, a nie z konkretnym zatrudniającym. Oznacza to, że jeśli pracownik zmienia pracę w ciągu roku kalendarzowego, nowy pracodawca musi wiedzieć, ile dni limitu wynagrodzenia chorobowego zostało już wykorzystanych u poprzedniego pracodawcy. Dzięki temu nowy pracodawca może prawidłowo ustalę moment, w którym skończy się jego obowiązek finansowania wynagrodzenia chorobowego, a rozpocznie się okres wypłaty zasiłku chorobowego finansowanego przez ZUS. Brak tej informacji lub podanie błędnych danych w świadectwie pracy bezpośrednio uderza w interesy finansowe nowego pracodawcy lub samego pracownika.

Obowiązki pracodawcy w zakresie wykazywania art. 92 Kp w świadectwie pracy

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy, pracodawca ma prawny obowiązek zamieszczenia w świadectwie pracy informacji o okresach niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, określone w art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Przy realizacji tego obowiązku pracodawca must bezwzględnie przestrzegać następujących zasad:

Wykazywanie wyłącznie roku ustania stosunku pracy: W świadectwie pracy wpisuje się tylko te dni wynagrodzenia chorobowego, które pracownik otrzymał w roku kalendarzowym, w którym rozwiązano lub w którym wygasła umowa o pracę. Nie wykazuje się historii chorobowej z lat ubiegłych.
Zliczanie dni kalendarzowych: Wynagrodzenie chorobowe przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy (np. sobót, niedziel i świąt). W świadectwie pracy należy zatem podać łączną liczbę dni kalendarzowych, za które wypłacono to świadczenie.
Oddzielenie wynagrodzenia od zasiłku: W sekcji dotyczącej art. 92 Kodeksu pracy nie wolno wykazywać dni, za które pracownik otrzymał zasiłek chorobowy. Zasiłek chorobowy, jako okres nieskładkowy, podlega wykazaniu w zupełnie innym miejscu świadectwa pracy.
Brak wpływu wymiaru etatu: Wymiar czasu pracy (np. pół etatu, ćwierć etatu) nie ma wpływu na roczny limit 33 lub 14 dni. Pracownik zatrudniony na część etatu korzysta z pełnego rocznego limitu, a pracodawca wykazuje go w świadectwie pracy na takich samych zasadach.

Procedura krok po kroku: Jak prawidłowo sporządzić dokument

Aby proces wystawienia świadectwa pracy przebiegł bezbłędnie, dział kadr i płac powinien wdrożyć następującą procedurę weryfikacyjną:

Krok 1: Weryfikacja kartoteki zasiłkowej pracownika. Należy dokładnie przeanalizować wszystkie zwolnienia lekarskie (ZUS ZLA) dostarczone przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym kończy się zatrudnienie.
Krok 2: Ustalenie charakteru świadczeń. Trzeba precyzyjnie oddzielić dni, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe na mocy art. 92 Kp, od dni, za które pracownik otrzymał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego.
Krok 3: Zsumowanie dni. Należy zliczyć wszystkie dni kalendarzowe wynagrodzenia chorobowego wypłaconego w danym roku.
Krok 4: Wypełnienie odpowiedniej pozycji w świadectwie pracy. Wskazaną liczbę dni należy wpisać w ustępie 6 punkt 8 formularza świadectwa pracy. Wpis powinien precyzyjnie określać liczbę dni oraz opcjonalnie wskazywać konkretne przedziały dat.
Krok 5: Wykazanie okresów nieskładkowych. Okresy pobierania zasiłku chorobowego należy wpisać w ustępie 6 punkt 13 jako okresy nieskładkowe, zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach z FUS.

Wpływ okresu wyczekiwania na art. 92 Kp i świadectwo pracy

Kolejnym aspektem, który często wywołuje konsternację wśród osób odpowiedzialnych za sprawy kadrowe, jest tzw. okres wyczekiwania na prawo do świadczeń chorobowych. Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (jeśli podlega ubezpieczeniu obowiązkowo). Jeżeli pracownik podejmuje swoją pierwszą pracę w życiu i zachoruje np. w 10. dniu zatrudnienia, nie otrzyma za ten czas ani wynagrodzenia chorobowego, ani zasiłku chorobowego (chyba że zachodzą szczególne okoliczności zwalniające z okresu wyczekiwania, np. posiadanie statusu absolwenta szkoły wyższej).

Okres takiej niezdolności do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia. Jak należy wykazać ten czas w świadectwie pracy? Ponieważ pracownik nie otrzymał za ten okres wynagrodzenia określonego w art. 92 Kodeksu pracy, dni tych bezwzględnie nie wolno wliczać do limitu wykazanego w ustępie 6 punkcie 8 świadectwa pracy. Co więcej, okres ten nie jest również okresem nieskładkowym w rozumieniu przepisów emerytalnych, ponieważ nie wypłacono za niego żadnego świadczenia chorobowego. Pracodawca powinien wykazać taki okres jako nieobecność usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia, co ma znaczenie m.in. przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego czy stażu pracy.

Równoległe zatrudnienie u kilku pracodawców a limit z art. 92 Kp

W dzisiejszych realiach rynkowych niezwykle popularne jest świadczenie pracy na rzecz więcej niż jednego podmiotu jednocześnie. W przypadku równoległego zatrudnienia na podstawie kilku umów o pracę (np. u dwóch różnych pracodawców), każdy z tych stosunków pracy jest rozpatrywany całkowicie niezależnie. Dotyczy to również limitów wynagrodzenia chorobowego określonych w art. 92 Kodeksu pracy.

Oznacza to, że u każdego z pracodawców pracownikowi przysługuje odrębny limit 33 lub 14 dni wynagrodzenia chorobowego w roku kalendarzowym. Jeśli pracownik zachoruje, otrzyma wynagrodzenie chorobowe od obu pracodawców, a dni te będą zliczane niezależnie w każdej z firm. W przypadku rozwiązania jednej z tych umów o pracę, pracodawca wystawiający świadectwo pracy wykazuje w nim wyłącznie te dni niezdolności do pracy z art. 92 Kp, za które sam wypłacił wynagrodzenie. Nowy pracodawca, który zatrudni pracownika w miejsce tego, z którym umowa została rozwiązana, przejmie limit wynikający ze świadectwa pracy wystawionego przez odchodzącego pracodawcę. Drugi, dotychczasowy pracodawca nadal prowadzi własną, niezależną ewidencję i nie bierze pod uwagę danych ze świadectwa pracy wystawionego przez konkurenta.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

Niewłaściwa interpretacja przepisów oraz błędy systemów kadrowo-płacowych często prowadzą do wadliwego wypełnienia świadectwa pracy. Do najpowszechniejszych uchybień należą:

Wykazywanie zasiłku chorobowego pod pozycją art. 92 Kp: Jest to najczęstszy błąd, polegający na zsumowaniu wszystkich dni choroby w roku (np. 45 dni) i wpisaniu ich w sekcji dotyczącej wynagrodzenia chorobowego, podczas gdy maksymalny wpis w tej sekcji dla pracownika poniżej 50. roku życia może wynosić 33 dni.
Wykazywanie niezdolności do pracy z tytułu wypadku przy pracy: Za czas niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową pracownikowi od pierwszego dnia przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Okresów tych nie wolno wykazywać jako wynagrodzenie z art. 92 Kp, ponieważ są to świadczenia finansowane z ubezpieczenia wypadkowego od pierwszego dnia.
Wykazywanie chorób z lat ubiegłych: Wpisywanie do świadectwa pracy historii chorób z całego okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, co jest niezgodne z rozporządzeniem, które nakazuje wykazywać jedynie rok ustania stosunku pracy.
Ignorowanie limitu 14 dni dla pracowników 50+: Pracodawcy często automatycznie wpisują limit 33 dni dla każdego pracownika, zapominając o obniżonym limicie dla pracowników starszych.

Sprostowanie świadectwa pracy i rola sądu pracy

Jeżeli pracodawca popełni błąd w świadectwie pracy, pracownik ma prawo podjąć kroki prawne w celu doprowadzenia dokumentu do stanu zgodnego ze stanem faktycznym. Procedura sprostowania świadectwa pracy jest ściśle uregulowana w Kodeksie pracy i opiera się na następujących terminach:

Pracownik może w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć ten wniosek w ciągu 7 dni. Jeśli pracodawca uwzględni wniosek, wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w tym samym terminie. W przypadku odmowy, pracodawca musi poinformować o tym pracownika na piśmie.

W razie odmowy sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Pozew należy wnieść w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania. Postępowanie przed sądem pracy ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu faktycznego. Sąd bada dokumentację płacową, zasiłkową oraz medyczną pracownika. Jeśli sąd pracy wyda wyrok nakazujący sprostowanie świadectwa, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się wyroku, wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni.

Praktyczny przykład obliczeniowy (Case Study)

W celu lepszego zobrazowania omawianych mechanizmów, warto przeanalizować następujący przykład praktyczny:

Pan Jan, lat 52 (urodzony w 1972 roku), był zatrudniony w firmie XYZ do 30 września 2024 roku. Ponieważ Pan Jan ukończył 50 lat w 2022 roku, w roku 2024 obowiązuje go obniżony limit wynagrodzenia chorobowego wynoszący 14 dni. W okresie od 1 stycznia do 30 września 2024 roku Pan Jan przebywał na zwolnieniach lekarskich w następujących terminach:

od 10 do 20 marca (11 dni niezdolności do pracy),
od 5 do 15 maja (11 dni niezdolności do pracy).

Rozliczenie tych okresów przez dział kadr i płac firmy XYZ powinno przebiegać następująco:

Za pierwszy okres choroby w marcu (11 dni) Pan Jan otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Limit 14 dni nie został jeszcze wyczerpany (pozostały 3 dni).

W maju, za pierwsze 3 dni choroby (od 5 do 7 maja), Pan Jan otrzymał wynagrodzenie chorobowe z art. 92 Kp. W tym momencie łączna liczba dni wynagrodzenia chorobowego w roku 2024 osiągnęła limit 14 dni (11 dni z marca + 3 dni z maja = 14 dni). Za pozostałe 8 dni choroby w maju (od 8 do 15 maja) Pan Jan otrzymał zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS.

W świadectwie pracy wystawionym Panu Janowi z dniem 30 września 2024 roku pracodawca XYZ musi wpisać:

W ustępie 6 punkcie 8 (wynagrodzenie z art. 92 Kp): 14 dni.
W ustępie 6 punkcie 13 (okresy nieskładkowe): okres od 8 do 15 maja (8 dni).

Dzięki takiemu zapisowi, nowy pracodawca Pana Jana, zatrudniając go od 1 października 2024 roku, otrzyma precyzyjną informację, że limit wynagrodzenia chorobowego na rok 2024 został w pełni wyczerpany. W przypadku kolejnej choroby Pana Jana w tym roku, nowy pracodawca od pierwszego dnia niezdolności do pracy będzie naliczał i wypłacał zasiłek chorobowy, nie ponosząc kosztów wynagrodzenia chorobowego ze środków własnych.

Podsumowanie

Prawidłowe wykazanie okresów niezdolności do pracy określonych w art. 92 Kodeksu pracy w świadectwie pracy to jeden z fundamentalnych obowiązków pracodawcy przy rozwiązywaniu stosunku pracy. Wymaga ono ścisłej współpracy działu kadr i płac, rzetelnej analizy dokumentacji zasiłkowej oraz doskonałej znajomości przepisów prawa pracy. Unikanie powszechnych błędów, takich jak mieszanie wynagrodzenia chorobowego z zasiłkiem czy błędne stosowanie limitów wiekowych, chroni pracodawcę przed roszczeniami pracowniczymi, procedurą sprostowania przed sądem pracy oraz potencjalną odpowiedzialnością odszkodowawczą. Precyzyjnie sporządzone świadectwo pracy to gwarancja bezpieczeństwa prawnego zarówno dla pracownika, jak i dla jego przyszłych pracodawców.