Umowa najmu notarialna: kontrola organu i dalsze działania

Rynek najmu nieruchomości w Polsce dynamicznie się rozwija, a wraz z nim rośnie świadomość prawna zarówno właścicieli lokali, jak i lokatorów. Choć Kodeks cywilny pozwala na zawarcie umowy najmu w zwykłej formie pisemnej, to jednak dynamicznie zmieniające się realia rynkowe oraz potrzeba skutecznej ochrony własności sprawiają, że właściciele lokali coraz częściej decydują się na formę aktu notarialnego. Szczególnym uznaniem cieszy się instytucja najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego, których kluczowym elementem jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji sporządzone przed notariuszem. Taka konstrukcja prawna rodzi jednak szereg pytań dotyczących kontroli ze strony organów państwowych, procedury dochodzenia roszczeń oraz specyfiki postępowania przed sądem cywilnym. W niniejszym opracowaniu szczegółowo analizujemy te zagadnienia, wskazując na praktyczne aspekty ochrony prawnej wynajmującego i najemcy.

1. Istota i charakterystyka notarialnej umowy najmu

Zwykła umowa najmu a umowa w formie aktu notarialnego

Zwykła forma pisemna jest najprostsza do wdrożenia, ale w przypadku konfliktu z najemcą, który odmawia opuszczenia lokalu lub zapłaty, właściciel staje przed koniecznością przejścia długotrwałego procesu sądowego o eksmisję i zapłatę. Proces ten może trwać od kilkunastu miesięcy do nawet kilku lat. Z kolei umowa najmu notarialna – a dokładniej umowa, do której załącznik stanowi oświadczenie o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego (KPC) – diametralnie zmienia pozycję prawną wynajmującego. Akt notarialny zawierający takie oświadczenie stanowi tytuł egzekucyjny. Oznacza to, że po nadaniu mu przez sąd klauzuli wykonalności staje się on tytułem wykonawczym, który uprawnia do bezpośredniego skierowania sprawy do komornika, z pominięciem pełnego, wieloetapowego procesu sądowego o eksmisję.

Najem okazjonalny i instytucjonalny jako szczególne formy notarialne

Warto odróżnić zwykłą umowę najmu sporządzoną u notariusza od umowy najmu okazjonalnego (regulowanej ustawą o ochronie praw lokatorów) oraz najmu instytucjonalnego (przeznaczonego dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu). W przypadku najmu okazjonalnego, najemca składa oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego. Dodatkowo najemca musi wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji, oraz przedstawić oświadczenie właściciela tamtego lokalu o wyrażeniu zgody na przyjęcie najemcy. Najem instytucjonalny idzie jeszcze dalej – tutaj najemca również poddaje się egzekucji, ale nie ma obowiązku wskazywania lokalu zastępczego, co jeszcze bardziej upraszcza ewentualne działania komornicze.

2. Kontrola organu – obowiązki zgłoszeniowe i podatkowe

Zgłoszenie umowy do naczelnika urzędu skarbowego

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego wiąże się z rygorystycznymi obowiązkami o charakterze publicznoprawnym. Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów, właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu, ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania. Termin na dokonanie tego zgłoszenia wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Jest to kluczowy moment, ponieważ niedopełnienie tego obowiązku rodzi poważne konsekwencje cywilnoprawne.

Skutki niedopełnienia obowiązku zgłoszenia

Wielu wynajmujących nie zdaje sobie sprawy, że brak zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w ustawowym terminie skutkuje utratą szczególnych uprawnień wynikających z tej ustawy. W takiej sytuacji umowa najmu okazjonalnego staje się zwykłą umową najmu na czas oznaczony. Oznacza to, że w przypadku problemów z lokatorem, właściciel nie będzie mógł skorzystać z uproszczonej procedury eksmisyjnej opartej na oświadczeniu o poddaniu się egzekucji. Będzie musiał wytoczyć standardowe powództwo o eksmisję, co wiąże się z koniecznością zapewnienia lokalu socjalnego lub tymczasowego pomieszczenia oraz długim czasem oczekiwania na rozstrzygnięcie sądu. Kontrola organu podatkowego może również nastąpić w wyniku rutynowych czynności sprawdzających lub donosu. Wówczas urząd skarbowy weryfikuje nie tylko sam fakt zgłoszenia, ale również prawidłowość odprowadzania podatku dochodowego od uzyskiwanego czynszu. Od 2023 roku najem prywatny osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może być opodatkowany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (stawka wynosi 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę).

3. Dochodzenie roszczeń z notarialnej umowy najmu

Egzekucja należności czynszowych na podstawie art. 777 KPC

Akt notarialny może zabezpieczać nie tylko roszczenie o zwrot lokalu, ale również roszczenia finansowe z tytułu zaległego czynszu i opłat eksploatacyjnych. Aby było to możliwe, w akcie notarialnym musi znaleźć się wyraźne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji co do zapłaty określonej sumy pieniężnej lub sumy dającej się oznaczyć (np. do wysokości kilkukrotności czynszu). Wierzyciel (wynajmujący), dysponując takim aktem, w przypadku braku płatności nie musi pozywać najemcy o zapłatę. Występuje jedynie do sądu z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności, co pozwala na natychmiastowe wszczęcie egzekucji komorniczej z rachunków bankowych, wynagrodzenia za pracę czy innych składników majątku dłużnika.

Procedura opróżnienia lokalu (eksmisja)

Jeżeli najemca mimo wygaśnięcia lub skutecznego wypowiedzenia umowy odmówi opuszczenia lokalu, wynajmujący uruchamia procedurę opróżnienia lokalu. Pierwszym krokiem jest doręczenie najemcy pisemnego żądania opróżnienia lokalu, sporządzonego na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela (w przypadku najmu okazjonalnego). Żądanie to musi wyznaczać termin nie krótszy niż 7 dni na opuszczenie lokalu. Po bezskutecznym upływie tego terminu, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu zawierającemu oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

4. Postępowanie przed sądem cywilnym i kluczowe dowody

Uzyskanie klauzuli wykonalności – krok po kroku

Postępowanie o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu jest postępowaniem formalnym i stosunkowo szybkim. Sąd cywilny bada jedynie wymogi formalne aktu notarialnego oraz to, czy nastąpiło zdarzenie uprawniające do wszczęcia egzekucji (np. upływ terminu wypowiedzenia, brak zapłaty). Sąd nie bada merytorycznie całego stosunku prawnego, chyba że dłużnik wniesie powództwo przeciwegzekucyjne. Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności składa się do sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania dłużnika (najemcy) lub miejsce położenia nieruchomości. Sąd powinien rozpoznać wniosek w terminie 3 dni od jego złożenia, choć w praktyce, ze względu na obciążenie sądów, może to potrwać od kilku tygodni do dwóch miesięcy. Opłata sądowa od takiego wniosku wynosi 50 złotych.

Katalog niezbędnych dowodów w procesie sądowym

Aby sąd cywilny sprawnie nadał klauzulę wykonalności, wynajmujący musi przedstawić niepodważalne dowody. Do wniosku należy dołączyć:

Oryginał aktu notarialnego zawierającego oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji;
Umowę najmu (okazjonalnego lub instytucjonalnego) wraz ze wszystkimi załącznikami;
Dowód zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego (potwierdzenie nadania listem poleconym lub prezentata urzędu);
Kopię pisemnego żądania opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia najemcy (lub dowodem nadania przesyłką poleconą);
Dokumenty potwierdzające ziszczenie się warunku uprawniającego do żądania zwrotu lokalu (np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy wraz z dowodem doręczenia oraz wykazem zaległości płatniczych).

Brak któregokolwiek z tych dokumentów lub błędy w ich doręczeniu mogą skutkować oddaleniem wniosku przez sąd cywilny i koniecznością wszczęcia standardowego procesu o eksmisję.

5. Najczęstsze błędy i ryzyka przy zawieraniu notarialnej umowy najmu

Mimo wysokiego poziomu bezpieczeństwa, jaki daje notarialna umowa najmu, wynajmujący często popełniają błędy, które mogą zniweczyć ich wysiłki. Do najczęstszych należą:

Niedopełnienie terminu zgłoszenia do urzędu skarbowego – jak wspomniano, spóźnienie choćby o jeden dzień powoduje, że umowa traci status najmu okazjonalnego;
Brak weryfikacji lokalu zastępczego – w przypadku najmu okazjonalnego, wskazywany przez najemcę lokal zastępczy może przestać być dostępny (np. właściciel tamtego lokalu cofnie zgodę lub sprzeda nieruchomość). Wynajmujący powinien regularnie upewniać się, że oświadczenie o lokalu zastępczym jest aktualne;
Błędne doręczenie pism – korespondencja do najemcy powinna być kierowana na adres wynajmowanego lokalu lub inny adres wskazany w umowie do doręczeń, zawsze listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru;
Niejasne określenie górnej granicy odpowiedzialności finansowej – w oświadczeniu o poddaniu się egzekucji co do zapłaty sumy pieniężnej należy precyzyjne określić kwotę maksymalną oraz termin, do którego wynajmujący może wystąpić o nadanie klauzuli wykonalności.

6. Praktyczny przykład zastosowania procedury

Wyobraźmy sobie sytuację pana Tomasza, który wynajął mieszkanie w Warszawie panu Michałowi na podstawie umowy najmu okazjonalnego na okres jednego roku. Umowa została podpisana 10 stycznia, a pan Michał złożył przed notariuszem oświadczenie o poddaniu się egzekucji co do opróżnienia lokalu oraz co do zapłaty zaległości czynszowych do kwoty 15 000 zł. Pan Tomasz dopełnił formalności i 15 stycznia zgłosił umowę do urzędu skarbowego. Po sześciu miesiącach pan Michał przestał płacić czynsz. Pan Tomasz, po bezskutecznym upływie terminów na zapłatę określonych w wezwaniu, wypowiedział umowę najmu z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Po wygaśnięciu umowy pan Michał odmówił opuszczenia lokalu. Pan Tomasz sporządził pisemne żądanie opróżnienia lokalu z podpisem notarialnie poświadczonym i doręczył je panu Michałowi. Po 7 dniach bezczynności najemcy, pan Tomasz złożył do sądu rejonowego wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołączył umowę, potwierdzenie z urzędu skarbowego, dowód doręczenia wypowiedzenia oraz żądania opróżnienia lokalu. Sąd po 14 dniach nadał klauzulę wykonalności. Pan Tomasz udał się z tym dokumentem bezpośrednio do komornika, który wszczął procedurę eksmisyjną do wskazanego w umowie lokalu zastępczego. Cała procedura od momentu wygaśnięcia umowy do odzyskania lokalu zamknęła się w okresie niespełna trzech miesięcy, co przy standardowym procesie eksmisyjnym byłoby niemożliwe.

7. Podsumowanie i rekomendacje dla stron umowy

Notarialna umowa najmu to potężne narzędzie prawne, które przy zachowaniu odpowiednich procedur skutecznie chroni interesy wynajmującego, jednocześnie jasno określając obowiązki najemcy. Kluczem do pełnego bezpieczeństwa jest jednak skrupulatność. Każdy krok – od wizyty u notariusza, przez zgłoszenie do urzędu skarbowego, aż po ewentualne doręczanie pism upominawczych – musi być wykonany zgodnie z literą prawa. Dla najemcy taka umowa również niesie korzyści, m.in. gwarantuje stabilność warunków najmu oraz jasno określa ramy prawne, w jakich porusza się właściciel, eliminując ryzyko bezprawnych działań windykacyjnych czy nagłego pozbawienia dachu nad głową. Przed podpisaniem umowy warto skonsultować jej treść z profesjonalistą, aby upewnić się, że wszystkie klauzule są w pełni egzekwowalne przed sądem cywilnym.