Zwolnienie na wypowiedzeniu: podstawa prawna i praktyka

Okres wypowiedzenia umowy o pracę to czas szczególny zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Z jednej strony stosunek pracy wciąż trwa, co oznacza konieczność wykonywania dotychczasowych obowiązków, z drugiej zaś obie strony mają świadomość nieuchronnego rozstania. W wielu przypadkach dalsza obecność pracownika w firmie staje się bezcelowa, a niekiedy wręcz niepożądana – na przykład ze względu na ryzyko utraty poufnych danych, spadek motywacji czy konieczność reorganizacji zespołu. Rozwiązaniem, po które pracodawcy sięgają niezwykle chętnie, jest zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Instytucja ta, choć powszechna, kryje w sobie szereg pułapek prawnych. Niniejsza analiza szczegółowo omawia mechanizm zwolnienia na wypowiedzeniu, opierając się na przepisach Kodeksu pracy oraz aktualnym orzecznictwie sądowym.

Istota i podstawa prawna zwolnienia ze świadczenia pracy

Art. 36[2] Kodeksu pracy jako podstawa prawna

Przez wiele lat zwolnienie pracownika z obowiązku wykonywania pracy w okresie wypowiedzenia nie było bezpośrednio uregulowane w przepisach Kodeksu pracy. Praktyka ta opierała się na ogólnej zasadzie swobody umów oraz wypracowanym orzecznictwie Sądu Najwyższego, które dopuszczało taką możliwość za zgodą pracownika. Sytuacja uległa diametralnej zmianie, kiedy to wszedł w życie art. 36[2] Kodeksu pracy. Przepis ten wprost zalegalizował i uporządkował tę instytucję, dając pracodawcom jednoznaczne uprawnienie jednostronne.

Zgodnie z brzmieniem art. 36[2] Kodeksu pracy, w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zacytowana regulacja wprowadza trzy kluczowe zasady: jednostronność decyzji (pracodawca nie musi uzyskiwać zgody pracownika na takie zwolnienie, decyzja ta ma charakter władczy i wiążący dla zatrudnionego), zachowanie prawa do wynagrodzenia (pracownik, mimo niewykonywania pracy, musi otrzymać wynagrodzenie obliczone na zasadach analogicznych do urlopu wypoczynkowego) oraz czasowość (zwolnienie może obejmować cały okres wypowiedzenia lub tylko jego część).

Kto i kiedy może podjąć decyzję? Uprawnienia pracodawcy

Uprawnienie do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy przysługuje wyłącznie pracodawcy. Pracownik nie może samowolnie zaprzestać przychodzenia do pracy, tłumacząc to faktem trwania okresu wypowiedzenia, ani nie może skutecznie żądać od pracodawcy takiego zwolnienia. Decyzja ta leży w sferze tak zwanych uprawnień kierowniczych pracodawcy.

Co istotne, możliwość ta istnieje niezależnie od tego, która ze stron złożyła oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę. Pracodawca może zatem zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy zarówno wtedy, gdy sam go zwalnia, jak i wtedy, gdy to pracownik złożył wypowiedzenie. Przepisy nie uzależniają również tego uprawnienia od rodzaju umowy o pracę (na czas określony czy nieokreślony) ani od długości okresu wypowiedzenia (który może wynosić od 2 tygodni do 3 miesięcy).

Prawa i obowiązki pracownika na zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy

Choć zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy zwalnia pracownika z jego podstawowego obowiązku, jakim jest wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy, nie oznacza to całkowitego zerwania więzi prawnej łączącej strony. Stosunek pracy trwa nadal, co niesie za sobą określone konsekwencje.

Przede wszystkim pracownik ma obowiązek zachowania lojalności wobec pracodawcy. Oznacza to między innymi konieczność przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej, jeśli strony podpisały stosowną umowę o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy. Naruszenie tych obowiązków w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tak zwane zwolnienie dyscyplinarne w trybie art. 52 Kodeksu pracy).

Z drugiej strony, pracownik ma pełne prawo do wykorzystania tego czasu na poszukiwanie nowego zatrudnienia, udział w rozmowach rekrutacyjnych czy po prostu odpoczynek. Warto pamiętać, że czas zwolnienia ze świadczenia pracy wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u kolejnych pracodawców.

Wynagrodzenie za okres zwolnienia ze świadczenia pracy

Zasady wyliczania składników stałych i zmiennych

Jednym z najważniejszych aspektów zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy jest kwestia finansowa. Ustawodawca w art. 36[2] Kodeksu pracy wyraźnie wskazał, że w okresie tym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jak należy je obliczyć?

Zasady ustalania tego wynagrodzenia reguluje właściwe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Zgodnie z tymi przepisami, przy określaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

W praktyce oznacza to, że składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (na przykład pensja zasadnicza) uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu przypadania zwolnienia. Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia (na przykład prowizje, premie regulaminowe, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych) oblicza się na podstawie średniej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia zwolnienia (lub z okresu do 12 miesięcy w przypadkach znacznej zmienności).

Dla pracodawców oznacza to konieczność rzetelnego przeliczenia wszystkich zmiennych składników. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do roszczeń pracowniczych przed sądem pracy o wypłatę zaległego wynagrodzenia wraz z odsetkami.

Zwolnienie ze świadczenia pracy a zaległy urlop wypoczynkowy

Kolejność działań pracodawcy: urlop czy zwolnienie?

W praktyce kadr i płac niezwykle często pojawia się pytanie o relację między zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy a obowiązkiem wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z przepisami, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli.

Powstaje zatem kolizja: czy pracodawca może jednocześnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy i udzielić mu urlopu wypoczynkowego? Odpowiedź brzmi: nie. Nie można przebywać na urlopie wypoczynkowym, będąc jednocześnie zwolnionym z obowiązku świadczenia pracy. Urlop wypoczynkowy polega bowiem na zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy w czasie, w którym pracownik miał tę pracę wykonywać. Skoro pracownik jest już zwolniony z tego obowiązku na mocy decyzji pracodawcy, to nie ma przestrzeni na udzielenie mu urlopu.

Dla pracodawcy ma to ogromne znaczenie finansowe. Jeśli najpierw zwolni on pracownika z obowiązku świadczenia pracy na cały okres wypowiedzenia, nie będzie mógł już później jednostronnie nakazać mu wykorzystania zaległego urlopu. W efekcie po rozwiązaniu stosunku pracy pracodawca będzie zmuszony wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Aby uniknąć konieczności wypłaty ekwiwalentu, pracodawca powinien w pierwszej kolejności udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego (zarówno zaległego, jak i proporcjonalnego za bieżący rok), a dopiero na pozostałą część okresu wypowiedzenia zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy. Kolejność ta musi być wyraźnie odzwierciedlona w dokumentacji kadrowej.

Czy pracodawca może cofnąć zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy?

Kolejnym spornym zagadnieniem jest możliwość jednostronnego cofnięcia przez pracodawcę decyzji o zwolnieniu pracownika ze świadczenia pracy i wezwania go do powrotu do firmy. Sytuacja taka może mieć miejsce, gdy nagle pojawi się pilna potrzeba dokończenia projektów lub wdrożenia nowego pracownika, a zwolniony pracownik posiada unikalną wiedzę.

W tej kwestii orzecznictwo i doktryna prawa pracy wypracowały dość jednolite stanowisko. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, choć jest jednostronną decyzją pracodawcy, wywołuje skutki prawne, na które pracownik ma prawo liczyć i odpowiednio zaplanować swój czas. W związku z tym jednostronne cofnięcie takiego zwolnienia przez pracodawcę i żądanie powrotu do pracy jest co do zasady niedopuszczalne, chyba że pracodawca zastrzegł sobie taką możliwość w treści pisma zwalniającego z obowiązku świadczenia pracy (na przykład poprzez klauzulę wskazującą, że pracownik może zostać wezwany do pracy w każdym czasie w razie zaistnienia szczególnych potrzeb pracodawcy) lub obie strony wyrażą na to zgodę w drodze porozumienia.

Jeśli pracodawca nie zawarł w oświadczeniu o zwolnieniu odpowiedniego zastrzeżenia, a pracownik odmówi powrotu do pracy po wezwaniu, pracodawca nie może wyciągnąć wobec niego konsekwencji dyscyplinarnych. Sąd pracy w przypadku ewentualnego sporu najpewniej uzna wezwanie za bezskuteczne, a ewentualne zwolnienie dyscyplinarne za niezgodne z prawem.

Procedura krok po kroku: Jak prawidłowo zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy

Aby proces zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy przebiegł sprawnie i bezpiecznie pod kątem prawnym, pracodawca powinien postępować zgodnie z poniższą procedurą:

Analiza stanu urlopowego: Sprawdź dokładnie, ile dni zaległego i proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi na dzień rozpoczęcia okresu wypowiedzenia.
Ustalenie harmonogramu: Rozpisz cały okres wypowiedzenia. Wyznacz dni, w których pracownik będzie przebywał na urlopie wypoczynkowym, a następnie wskaż konkretną datę, od której rozpocznie się zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.
Sporządzenie dokumentu: Przygotuj pisemne oświadczenie o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy. Pismo powinno zawierać precyzyjne daty rozpoczęcia i zakończenia zwolnienia, odniesienie do art. 36[2] Kodeksu pracy oraz ewentualną klauzulę o możliwości wezwania pracownika do pracy w szczególnych przypadkach.
Dostarczenie pisma: Wręcz dokument pracownikowi osobiście za potwierdzeniem odbioru lub wyślij listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, dbając o zachowanie dowodu doręczenia.
Rozliczenie finansowe: Przekaż do działu kadr i płac informację o konieczności naliczenia wynagrodzenia za okres zwolnienia według zasad urlopowych.

Najczęstsze błędy pracodawców i ryzyko sporu przed sądem pracy

Nawet doświadczeni menedżerowie i specjaliści HR popełniają błędy, które mogą skutkować kosztownymi procesami przed sądem pracy. Do najczęstszych uchybień należą:

Brak formy pisemnej dla celów dowodowych: Choć przepisy nie zastrzegają formy pisemnej pod rygorem nieważności, ustne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest niezwykle trudne do udowodnienia w razie sporu. Pracownik może twierdzić, że nie przyszedł do pracy, bo pracodawca go zwolnił, a pracodawca – że była to nieusprawiedliwiona nieobecność stanowiąca podstawę do dyscyplinarki.
Zaniechanie udzielenia urlopu: Automatyczne zwalnianie z pracy bez uprzedniego wysłania na urlop, co generuje wysokie koszty ekwiwalentu po zakończeniu umowy.
Obniżanie wynagrodzenia: Wypłacanie w okresie zwolnienia wyłącznie wynagrodzenia zasadniczego z pominięciem zmiennych składników, do których pracownik nabył prawo w okresie referencyjnym.
Próby jednostronnego cofania zwolnienia bez wcześniejszego zastrzeżenia: Naraża to firmę na zarzut naruszenia zasad współżycia społecznego i bezprawnego rozwiązania umowy, jeśli pracownik zostanie zwolniony dyscyplinarnie za niestawiennictwo.

Praktyczny przykład (Case Study)

Wyobraźmy sobie sytuację pana Jana, zatrudnionego na stanowisku dyrektora do spraw handlowych z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia. Pan Jan złożył wypowiedzenie umowy o pracę pod koniec listopada. Okres wypowiedzenia rozpoczął się pierwszego grudnia i miał upłynąć z końcem lutego kolejnego roku. Pan Jan posiadał dziesięć dni zaległego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca, obawiając się, że pan Jan może przekazać poufne informacje konkurencji, postanowił natychmiast odsunąć go od pracy. Dział kadr postąpił następująco:

Wskazał panu Janowi, że w pierwszej połowie grudnia (dziesięć dni roboczych) ma obowiązek wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy.
Przygotował pismo, w którym zwolnił pana Jana z obowiązku świadczenia pracy w okresie od połowy grudnia do końca lutego na podstawie art. 36[2] Kodeksu pracy.
W piśmie zawarto klauzulę: „Pracodawca zastrzega sobie prawo do wezwania Pracownika do świadczenia pracy w okresie zwolnienia, z wyprzedzeniem trzech dni roboczych, w przypadku konieczności przekazania obowiązków nowemu pracownikowi”.
W styczniu pracodawca zatrudnił nowego dyrektora i pisemnie wezwał pana Jana do stawienia się w pracy na trzy dni w celu wdrożenia następcy. Dzięki klauzuli wezwanie było w pełni legalne, a pan Jan stawił się w firmie bez generowania sporu prawnego.

Dzięki takiemu podejściu pracodawca uniknął wypłaty ekwiwalentu za dziesięć dni urlopu, zabezpieczył interesy firmy przed konkurencją i sprawnie przekazał obowiązki nowemu pracownikowi.

Podsumowanie

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia to niezwykle pożyteczny instrument prawny, który pozwala pracodawcy na elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi w trudnym okresie rozstania z pracownikiem. Aby jednak korzystanie z tego uprawnienia nie wiązało się z ryzykiem prawnym i finansowym, pracodawca musi pamiętać o pierwszeństwie urlopu wypoczynkowego, prawidłowym wyliczeniu wynagrodzenia oraz precyzyjnym sformułowaniu oświadczenia woli. Wszelkie niejasności i błędy proceduralne mogą powodować ryzyko interwencji Państwowej Inspekcji Pracy lub skierowania sprawy na drogę sądową przed sąd pracy.