Okazjonalny najem: jak przygotować wniosek dotyczący nieruchomości?

Najem okazjonalny to specyficzna forma umowy najmu lokalu mieszkalnego, która została wprowadzona do polskiego porządku prawnego w celu zwiększenia bezpieczeństwa właścicieli nieruchomości. W przeciwieństwie do standardowego najmu, najem okazjonalny znacząco ułatwia i przyspiesza procedurę odzyskania lokalu w przypadku, gdy lokator nie chce go opuścić po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy. Kluczowym instrumentem prawnym, który umożliwia realizację tych uprawnień, jest wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. W niniejszym artykule szczegółowo wyjaśniamy, jak krok po kroku przygotować taki wniosek, jakie dokumenty należy do niego dołączyć oraz jakich błędów unikać, aby skutecznie i szybko odzyskać swoją nieruchomość.

Istota najmu okazjonalnego i rola aktu notarialnego

Aby w pełni zrozumieć proces przygotowania wniosku sądowego, należy najpierw przybliżyć samą konstrukcję najmu okazjonalnego. Reguluje go ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Najważniejszym elementem odróżniającym tę umowę od klasycznego najmu jest obowiązek dostarczenia przez najemcę oświadczenia w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on rygorowi egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Oświadczenie to sporządzane jest na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego. Dzięki temu właściciel nieruchomości nie musi wytaczać wieloletniego procesu o eksmisję. Akt notarialny zastępuje wyrok sądu, stanowiąc tzw. tytuł egzekucyjny. Jednak aby komornik mógł przystąpić do działania, tytuł ten musi zostać zaopatrzony przez sąd w klauzulę wykonalności, co czyni go tytułem wykonawczym. To właśnie wniosek o nadanie tej klauzuli jest kluczowym pismem, które inicjuje postępowanie sądowe.

Kiedy właściciel może złożyć wniosek do sądu?

Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności nie może zostać złożony w dowolnym momencie. Prawo ściśle określa sytuacje, w których właściciel zyskuje uprawnienie do uruchomienia tej procedury. Przede wszystkim musi dojść do zakończenia stosunku najmu. Może to nastąpić na dwa sposoby: poprzez wygaśnięcie umowy zawartej na czas oznaczony (najem okazjonalny zawsze zawierany jest na czas oznaczony, maksymalnie do 10 lat) lub poprzez jej wcześniejsze, skuteczne rozwiązanie za wypowiedzeniem. Wypowiedzenie umowy musi być dokonane na piśmie pod rygorem nieważności i zawierać przyczynę, która jest zgodna z ustawą lub umową (np. zwłoka z zapłatą czynszu za co najmniej trzy pełne okresy płatności pomimo uprzedniego upomnienia i wyznaczenia dodatkowego miesięcznego terminu). Dopiero gdy umowa przestanie obowiązywać, a najemca dobrowolnie nie opuści lokalu, właściciel rozpoczyna procedurę przygotowawczą do złożenia wniosku w sądzie.

Obowiązkowe wezwanie do opróżnienia lokalu – warunek konieczny

Zanim wniosek trafi do sądu, właściciel musi dopełnić kluczowego obowiązku formalnego, jakim jest sporządzenie i doręczenie najemcy pisemnego żądania opróżnienia lokalu. Wynika to wprost z art. 19d ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów. Żądanie to musi mieć formę pisemną i zawierać w szczególności: oznaczenie właściciela oraz najemcy, którego dotyczy, wskazanie umowy najmu okazjonalnego i przyczyny wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku prawnego, a także termin, w którym najemca ma opróżnić lokal. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania najemcy. Niezwykle ważne jest, aby podpis właściciela na tym dokumencie był urzędowo poświadczony (np. przez notariusza). Brak poświadczenia podpisu lub wyznaczenie terminu krótszego niż 7 dni to najczęstsze błędy, które skutkują oddaleniem wniosku przez sąd. Żądanie należy doręczyć najemcy osobiście za potwierdzeniem odbioru lub wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO). Dowód nadania i odbioru będą kluczowymi załącznikami do wniosku sądowego.

Jak napisać wniosek o nadanie klauzuli wykonalności? Struktura dokumentu

Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu jest pismem procesowym i musi spełniać wymogi formalne określone w Kodeksie postępowania cywilnego. Poniżej przedstawiamy szczegółową strukturę, jaką powinien posiadać ten dokument:

1. Dane sądu i stron postępowania

W nagłówku pisma należy wskazać sąd właściwy do rozpoznania sprawy. Jest to sąd rejonowy właściwości ogólnej dłużnika (najemcy), czyli sąd, w którego okręgu znajduje się wynajmowana nieruchomość. Wniosek kieruje się do wydziału cywilnego. Następnie należy precyzyjnie oznaczyć strony: wierzyciela (właściciela nieruchomości) oraz dłużnika (najemcę). Przy każdej ze stron należy podać imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL (dla wierzyciela jest to wymóg bezwzględny, warto podać również PESEL dłużnika, jeśli jest znany).

2. Tytuł pisma i osnowa wniosku (żądanie)

Pismo należy zatytułować: "Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu". W treści wniosku należy precyzyjnie sformułować żądanie. Właściciel powinien wnosić o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (tutaj należy podać dokładną datę sporządzenia aktu, nazwisko notariusza, nazwę kancelarii notarialnej oraz numer Repertorium A), w którym najemca poddał się egzekucji co do obowiązku opróżnienia, wydania i opróżnienia lokalu mieszkalnego. Warto również zawrzeć wniosek o zasądzenie od dłużnika na rzecz wierzyciela kosztów postępowania, w tym kosztów opłaty sądowej oraz ewentualnych kosztów zastępstwa procesowego, jeśli sprawę prowadzi profesjonalny pełnomocnik (adwokat lub radca prawny).

3. Uzasadnienie wniosku

W uzasadnieniu należy chronologicznie opisać stan faktyczny. Wskazujemy, kiedy została zawarta umowa najmu okazjonalnego, na jaki okres oraz kiedy i z jakich przyczyn uległa rozwiązaniu lub wygasła. Następnie należy opisać fakt, że najemca mimo wygaśnięcia umowy nie opuścił lokalu dobrowolnie. Kluczowe jest wykazanie, że dopełniono procedury wezwania do opróżnienia lokalu – należy powołać się na pisemne żądanie z podpisem notarialnie poświadczonym, wskazać datę jego doręczenia oraz bezskuteczny upływ wyznaczonego terminu (minimum 7 dni). W uzasadnieniu należy także wspomnieć o zgłoszeniu umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego, co jest warunkiem koniecznym dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w zakresie wynajmu.

Wymagane załączniki – bez nich sąd odrzuci wniosek

Do wniosku należy dołączyć komplet dokumentów potwierdzających fakty opisane w uzasadnieniu. Sąd bada sprawę wyłącznie pod kątem formalnym, dlatego brak któregokolwiek z załączników uniemożliwi nadanie klauzuli. Na liście załączników muszą znaleźć się:

Oryginał lub wypis aktu notarialnego zawierającego oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 Kpc).
Umowa najmu okazjonalnego wraz ze wszystkimi aneksami i załącznikami (np. oświadczeniem o wskazaniu innego lokalu).
Pisemne żądanie opróżnienia lokalu wraz z notarialnym poświadczeniem podpisu właściciela.
Dowód doręczenia żądania najemcy (np. żółta zwrotka z poczty lub podpisane przez najemcę osobiste potwierdzenie odbioru z datą).
Potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego – kopia zgłoszenia wraz z potwierdzeniem nadania listem poleconym lub urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO) w przypadku wysyłki elektronicznej (dotyczy właścicieli będących osobami fizycznymi).
Dowód uiszczenia opłaty sądowej w kwocie 50 złotych.
Odpis wniosku wraz z załącznikami dla strony przeciwnej (najemcy).

Opłaty i czas oczekiwania na decyzję sądu

Postępowanie o nadanie klauzuli wykonalności jest stosunkowo tanie i szybkie. Opłata sądowa od wniosku jest stała i wynosi obecnie 50 złotych. Opłatę tę można uiścić znakami opłaty sądowej (zakupionymi w kasie sądu lub przez internetowy portal e-Płatności) bądź przelewem na rachunek bankowy właściwego sądu rejonowego. Dowód wpłaty należy bezwzględnie dołączyć do wniosku. Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego, sąd powinien rozpoznać wniosek o nadanie klauzuli wykonalności niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia jego złożenia. W praktyce jednak, ze względu na obciążenie sądów, procedura ta trwa zazwyczaj od 2 do 6 tygodni. Jest to wciąż czas nieporównywalnie krótszy niż tradycyjny proces o eksmisję, który w polskich realiach potrafi ciągnąć się latami.

Najczęstsze błędy popełniane przez właścicieli nieruchomości

Procedura najmu okazjonalnego jest rygorystyczna i sformalizowana. Najmniejsze uchybienie może sprawić, że sąd oddali wniosek, co zmusi właściciela do ponownego przechodzenia przez niektóre etapy. Do najczęstszych błędów należą:

Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego – właściciel ma na to 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia powoduje, że umowa traci status najmu okazjonalnego i staje się zwykłą umową najmu, co uniemożliwia skorzystanie z uproszczonej eksmisji.
Brak notarialnego poświadczenia podpisu pod żądaniem opróżnienia lokalu – zwykły podpis odręczny właściciela na wezwaniu wysłanym do najemcy jest niewystarczający i stanowi rażący błąd formalny.
Zbyt krótki termin w wezwaniu – wyznaczenie najemcy np. 3 lub 5 dni na wyprowadzkę zamiast ustawowych minimum 7 dni od momentu faktycznego doręczenia pisma.
Nieprawidłowe doręczenie wezwania – wysłanie pisma zwykłym listem lub brak dowodu, że najemca pismo odebrał (bądź nastąpiło tzw. doręczenie zastępcze po dwukrotnym awizowaniu).
Brak kompletu załączników – najczęściej zapomina się o odpisie wniosku dla dłużnika lub dowodzie uiszczenia opłaty sądowej.

Praktyczny przykład zastosowania procedury

Aby lepiej zobrazować opisywaną procedurę, posłużmy się praktycznym przykładem. Pan Tomasz wynajął swoje mieszkanie w Warszawie pani Annie na podstawie umowy najmu okazjonalnego zawartej na okres jednego roku. Umowa została zgłoszona do urzędu skarbowego w terminie 10 dni od jej rozpoczęcia. Pani Anna dostarczyła akt notarialny, w którym poddała się egzekucji i wskazała adres domu swoich rodziców jako miejsce, w którym będzie mogła zamieszkać w przypadku eksmisji. Po roku umowa wygasła, a pani Anna, mimo wcześniejszych zapowiedzi, nie wyprowadziła się i przestała opłacać czynsz. Pan Tomasz sporządził pisemne żądanie opróżnienia lokalu, udał się do notariusza w celu poświadczenia swojego podpisu pod tym dokumentem, a następnie wysłał je listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, wyznaczając termin 10 dni na wyprowadzkę. Pani Anna odebrała list, lecz po 10 dniach nadal zajmowała lokal. Pan Tomasz przygotował wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, dołączył do niego umowę najmu, wypis aktu notarialnego, żądanie z poświadczonym podpisem, żółtą zwrotkę z poczty, potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego oraz dowód opłaty 50 zł. Złożył dokumenty w biurze podawczym sądu rejonowego. Po 4 tygodniach sąd wydał postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności. Z tym dokumentem pan Tomasz udał się bezpośrednio do komornika, który wszczął postępowanie egzekucyjne.

Co dzieje się po uzyskaniu klauzuli wykonalności?

Uzyskanie postanowienia sądu o nadaniu klauzuli wykonalności wraz z samym tytułem wykonawczym (aktem notarialnym opatrzonym pieczęcią sądu) kończy etap sądowy. Właściciel nieruchomości nie może jednak samodzielnie, siłą usunąć lokatora z mieszkania – byłoby to działanie bezprawne, zagrożone odpowiedzialnością karną. Z uzyskanym tytułem wykonawczym należy udać się do komornika sądowego działającego przy sądzie rejonowym właściwym dla położenia nieruchomości. Właściciel składa u komornika wniosek o wszczęcie egzekucji (opróżnienie lokalu mieszkalnego). Komornik wzywa dłużnika do dobrowolnego wykonania obowiązku w wyznaczonym terminie, a jeśli to nie nastąpi – przystępuje do przymusowego opróżnienia lokalu. Dzięki najmowi okazjonalnemu komornik nie musi wstrzymywać się z czynnościami z powodu braku lokalu socjalnego czy okresu ochronnego (od 1 listopada do 31 marca), ponieważ najemca wskazał już w oświadczeniu notarialnym adres, pod który może zostać eksmitowany.

Podsumowanie i rekomendacje dla właścicieli

Najem okazjonalny to potężne narzędzie ochrony własności, jednak jego skuteczność zależy od bezwzględnego przestrzegania procedur prawnych. Przygotowanie wniosku o nadanie klauzuli wykonalności wymaga skrupulatności i zgromadzenia pełnego materiału dowodowego. Każde niedopatrzenie, takie jak brak poświadczenia podpisu u notariusza czy uchybienie terminowi zgłoszenia do urzędu skarbowego, może zniweczyć korzyści płynące z tej formy najmu. Właściciele nieruchomości powinni traktować formalności z najwyższą powagą od samego początku trwania stosunku najmu, co w razie problemów z lokatorem pozwoli na szybkie i bezproblemowe odzyskanie lokalu na drodze egzekucji komorniczej.