Jak przygotować umowa wypowiedzenia za porozumieniem stron?

Rozwiązanie stosunku pracy to jeden z najbardziej kluczowych momentów w relacji między pracodawcą a pracownikiem. W polskim prawie pracy istnieje kilka sposobów na zakończenie tej współpracy. Jednym z najpopularniejszych, a zarazem najbardziej ugodowych instrumentów jest rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron. W praktyce potocznej bardzo często pojawia się sformułowanie „umowa wypowiedzenia za porozumieniem stron”. Choć z punktu widzenia precyzji języka prawnego pojęcie to łączy dwa odrębne tryby (wypowiedzenie oraz porozumienie), to intencja osób poszukujących informacji na ten temat jest jasna: chodzi o dokument, który w sposób polubowny i zgodny kończy współpracę zawodową. W niniejszym opracowaniu szczegółowo analizujemy, jak prawidłowo przygotować taki dokument, na co zwrócić uwagę, aby zabezpieczyć interesy obu stron, oraz jakich błędów unikać, by nie narazić się na spory przed sądem pracy.

Porozumienie stron a wypowiedzenie – kluczowe różnice pojęciowe

Zanim przejdziemy do technicznych aspektów sporządzania dokumentu, musimy wyjaśnić podstawowe pojęcia. W prawie pracy nie istnieje pojęcie takie jak „umowa wypowiedzenia za porozumieniem stron”. Jest to zbitka pojęciowa, która może prowadzić do nieporozumień prawnych. Wypowiedzenie umowy o pracę oraz rozwiązanie umowy za porozumieniem stron to dwa zupełnie różne tryby przewidziane w Kodeksie pracy.

Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie jest jednostronną czynnością prawną. Oznacza to, że jedna ze stron stosunku pracy (pracownik lub pracodawca) podejmuje suwerenną decyzję o zakończeniu współpracy i składa drugiej stronie stosowne oświadczenie. Wypowiedzenie charakteryzuje się tym, że stosunek pracy nie kończy się natychmiast, lecz trwa przez określony ustawowo lub umownie okres wypowiedzenia (np. 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące). Po upływie tego okresu umowa ulega rozwiązaniu automatycznie, bez konieczności uzyskiwania zgody drugiej strony.

Czym jest porozumienie stron?

Porozumienie stron to dwustronna czynność prawna, czyli umowa (kontrakt) zawierana pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Do jej skuteczności niezbędna jest zgodna wola obu stron. Pracownik i pracodawca wspólnie decydują, że chcą zakończyć współpracę, i na partnerskich zasadach ustalają warunki tego rozstania, w tym przede wszystkim konkretny termin, w którym stosunek pracy ustanie. Może to być ten sam dzień, w którym podpisane jest porozumienie, ale może to być również data odległa o kilka tygodni czy miesięcy.

Dlaczego łączenie tych pojęć jest błędne?

Używanie sformułowania „umowa wypowiedzenia za porozumieniem stron” jest błędem, ponieważ miesza ono jednostronny charakter wypowiedzenia z dwustronnym charakterem porozumienia. Jeśli decydujemy się na porozumienie, nie składamy wypowiedzenia. Jeśli natomiast jedna ze stron złożyła już wypowiedzenie, strony mogą w każdym czasie (przed upływem okresu wypowiedzenia) zawrzeć porozumienie o wcześniejszym rozwiązaniu umowy. Wówczas dotychczasowy tryb wypowiedzenia zostaje zastąpiony porozumieniem stron.

Kiedy warto zdecydować się na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron?

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron jest uznawane za najbardziej elastyczny i bezpieczny sposób rozstania się pracownika z pracodawcą. Znajduje zastosowanie w wielu różnych sytuacjach życiowych i biznesowych.

Korzyści dla pracownika

Szybkość działania: Pracownik, który otrzymał nową, atrakcyjną ofertę pracy i musi podjąć zatrudnienie u innego pracodawcy w krótkim czasie, nie musi czekać na upływ trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Dzięki porozumieniu może zakończyć pracę z dnia na dzień.
Brak negatywnych skutków wizerunkowych: Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest neutralne i dobrze postrzegane przez przyszłych pracodawców. W świadectwie pracy wskazywany jest właśnie ten tryb, co sugeruje, że rozstanie przebiegło w atmosferze profesjonalizmu i wzajemnego szacunku.
Możliwość negocjacji: Pracownik ma realny wpływ na warunki rozstania. Może negocjować kwestie takie jak zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, wypłata dodatkowej odprawy czy referencje.

Korzyści dla pracodawcy

Brak konieczności uzasadniania: Przy wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca ma obowiązek wskazać konkretną, prawdziwą i jasną przyczynę zwolnienia. W przypadku porozumienia stron taki obowiązek nie istnieje. Pracodawca nie musi tłumaczyć się ze swojej decyzji.
Ograniczenie ryzyka sądowego: Pracownik, który dobrowolnie podpisał porozumienie stron, ma niezwykle ograniczone możliwości odwołania się do sądu pracy. Zdecydowanie trudniej jest podważyć porozumienie niż jednostronne wypowiedzenie umowy przez pracodawcę.
Płynne przekazanie obowiązków: Pracodawca może wspólnie z pracownikiem ustalić taki termin rozwiązania umowy, który pozwoli na dokończenie kluczowych projektów i wdrożenie nowego pracownika na wolne stanowisko.

Co musi zawierać porozumienie stron? Elementy obowiązkowe

Aby porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę było ważne i wywoływało zamierzone skutki prawne, musi spełniać określone wymogi formalne. Choć Kodeks pracy nie zawiera szczegółowego wzoru takiego dokumentu, z ogólnych zasad prawa cywilnego i prawa pracy wynika lista elementów, które bezwzględnie powinny się w nim znaleźć.

1. Oznaczenie daty i miejsca sporządzenia dokumentu

W nagłówku dokumentu należy precyzyjnie wskazać datę oraz miejscowość, w której porozumienie zostało sporządzone i podpisane. Ma to znaczenie dowodowe oraz pozwala na ustalenie momentu, w którym strony złożyły zgodne oświadczenia woli.

2. Dokładne oznaczenie stron stosunku pracy

Dokument musi jednoznacznie identyfikować podmioty, które go zawierają. W przypadku pracodawcy należy podać pełną nazwę firmy, adres siedziby, numery identyfikacyjne (NIP, REGON, KRS) oraz wskazać osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy. W przypadku pracownika należy podać jego imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL oraz stanowisko pracy.

3. Identyfikacja rozwiązywanej umowy o pracę

W treści porozumienia należy precyzyjnie wskazać, która umowa o pracę podlega rozwiązaniu. Należy podać datę jej zawarcia oraz rodzaj (np. umowa na okres próbny, umowa na czas określony, umowa na czas nieokreślony). Zapobiega to jakimkolwiek wątpliwościom interpretacyjnym, zwłaszcza gdy strony w przeszłości zawierały kilka umów.

4. Zgodne oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy

To kluczowy element merytoryczny dokumentu. Musi z niego jasno wynikać, że obie strony (pracownik i pracodawca) wyrażają zgodną wolę rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron. Przykładowa formuła może brzmieć: „Strony zgodnie oświadczają, że rozwiązują umowę o pracę na mocy porozumienia stron”.

5. Określenie terminu rozwiązania stosunku pracy

Strony muszą precyzyjnie wskazać dzień, w którym stosunek pracy ulega rozwiązaniu. Może to być konkretna data kalendarzowa (np. „z dniem 31 marca 2024 roku”). Warto pamiętać, że jeśli strony nie wskażą w dokumencie żadnego terminu, stosunek pracy rozwiąże się w dniu podpisania porozumienia. Określenie terminu jest kluczowe dla ustalenia praw i obowiązków stron do momentu zakończenia współpracy.

6. Podpisy obu stron

Porozumienie stron jest umową, dlatego pod dokumentem muszą podpisać się obie strony – pracownik oraz osoba reprezentująca pracodawcę. Podpisy powinny być własnoręczne. Brak podpisu jednej ze stron oznacza, że porozumienie nie doszło do skutku.

Elementy dodatkowe – o co warto zadbać w dokumencie?

Poza elementami obowiązkowymi, dobrze przygotowane porozumienie stron powinno regulować szereg kwestii praktycznych i finansowych, które mogą stać się zarzewiem konfliktu po zakończeniu współpracy. Wprowadzenie dodatkowych klauzul pozwala na pełne zabezpieczenie interesów obu stron.

Kwestia urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu

W momencie rozwiązywania umowy o pracę często pojawia się problem niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca może w okresie przed rozwiązaniem umowy skierować pracownika na urlop bez jego zgody. Strony mogą jednak w porozumieniu precyzyjnie określić, jak ta kwestia zostanie rozwiązana. Przykładowo, dokument może zawierać zapis, że pracownik wykorzysta urlop w naturze w określonych dniach, bądź też, że pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Bardzo częstą praktyką, szczególnie gdy inicjatorem rozstania jest pracodawca lub gdy pracownik przechodzi do konkurencji, jest zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy. W porozumieniu stron można zawrzeć klauzulę, zgodnie z którą pracownik zostaje zwolniony z wykonywania obowiązków służbowych od dnia podpisania porozumienia do dnia faktycznego rozwiązania umowy, z zachowaniem prawa do pełnego wynagrodzenia. Taki zapis chroni pracodawcę przed ewentualnym dostępem pracownika do poufnych informacji i pozwala pracownikowi na spokojne poszukiwanie nowego zatrudnienia.

Odprawy i dodatkowe świadczenia finansowe

Jeżeli rozwiązanie umowy za porozumieniem stron następuje z przyczyn niedotyczących pracownika (np. z przyczyn ekonomicznych po stronie pracodawcy, restrukturyzacji czy likwidacji stanowiska pracy), pracownikowi mogą przysługiwać odprawy na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Ponadto, strony mogą dobrowolnie umówić się na wypłatę dodatkowej odprawy lub premii uznaniowej (tzw. pakietu odejściowego). Wszelkie ustalenia finansowe powinny być precyzyjnie opisane w porozumieniu, ze wskazaniem kwot oraz terminów płatności.

Klauzula o braku dalszych roszczeń

Pracodawcy bardzo często dążą do umieszczenia w porozumieniu klauzuli, w której obie strony oświadczają, że podpisanie dokumentu wyczerpuje wszelkie ich wzajemne roszczenia wynikające ze stosunku pracy. Choć w polskim prawie pracy pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia czy ekwiwalentu za urlop, to tego typu klauzula ma duże znaczenie psychologiczne i ugodowe. Wskazuje ona, że strony rozstają się bez wzajemnych żalów i pretensji, co znacznie utrudnia ewentualne późniejsze próby dochodzenia innych roszczeń przed sądem pracy, o ile zostały one rzetelnie rozliczone.

Zwrot mienia powierzonego

Warto również uregulować kwestię zwrotu sprzętu służbowego, takiego jak laptop, telefon komórkowy, samochód czy dokumentacja firmowa. W porozumieniu można wskazać konkretny termin i procedurę zwrotu mienia powierzonego pracownikowi do wykonywania pracy.

Procedura krok po kroku – jak przygotować i podpisać dokument

Proces rozwiązywania umowy o pracę za porozumieniem stron powinien przebiegać według określonego schematu, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo prawne i organizacyjne.

Inicjatywa jednej ze stron: Proces rozpoczyna się od złożenia propozycji przez pracownika lub pracodawcę. Propozycja ta może mieć formę ustną lub pisemną. Wniosek taki nie jest jednak wiążący dla drugiej strony – wymaga jej akceptacji.
Negocjacje warunków: Po wyrażeniu wstępnej zgody na rozstanie w tym trybie, strony przystępują do negocjacji. Ustalają datę zakończenia pracy, kwestie urlopowe, finansowe oraz ewentualne zwolnienie ze świadczenia pracy.
Sporządzenie projektu dokumentu: Na podstawie poczynionych ustaleń przygotowywany jest projekt porozumienia. Najczęściej sporządza go dział kadr pracodawcy, jednak pracownik ma prawo zgłaszać swoje uwagi i poprawki.
Podpisanie porozumienia: Po zaakceptowaniu ostatecznej wersji, dokument jest drukowany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisany przez obie strony. Każda ze stron otrzymuje jeden egzemplarz.
Realizacja postanowień i rozliczenie: Do dnia rozwiązania umowy strony realizują swoje obowiązki (np. pracownik przekazuje zadania, zwraca sprzęt, wykorzystuje urlop). W ostatnim dniu pracy pracodawca wypłaca należne świadczenia i wydaje świadectwo pracy.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu porozumienia stron

Mimo że porozumienie stron opiera się na zgodzie, w praktyce dochodzi do wielu błędów, które mogą skutkować nieważnością dokumentu lub sporami przed sądem pracy. Oto najpowszechniejsze z nich:

Brak precyzyjnego określenia daty rozwiązania umowy: Użycie sformułowań nieostrych, np. „w najbliższym możliwym terminie” lub „po zakończeniu projektu”, zamiast konkretnej daty kalendarzowej, rodzi spory interpretacyjne.
Podpisywanie dokumentu pod wpływem przymusu lub groźby: Pracodawcy czasami stawiają pracowników w sytuacji bez wyjścia, mówiąc: „albo podpisujesz porozumienie, albo zwalniamy cię dyscyplinarnie”. Jeśli zarzut dyscyplinarny był bezpodstawny, pracownik może przed sądem pracy uchylić się od skutków prawnych swojego oświadczenia woli, powołując się na groźbę bezprawną.
Niewłaściwa reprezentacja pracodawcy: Podpisanie dokumentu ze strony pracodawcy przez osobę, która nie posiadała do tego stosownego upoważnienia lub pełnomocnictwa, może skutkować bezskutecznością porozumienia.
Niejasne zapisy dotyczące rozliczeń finansowych: Brak precyzyjnego określenia, czy kwoty wskazane w porozumieniu są kwotami brutto czy netto, prowadzi do konfliktów przy ostatecznej wypłacie.

Wpływ porozumienia stron na zasiłek dla bezrobotnych

Ważnym aspektem, o którym pracownicy często zapominają przy podpisywaniu porozumienia stron, jest kwestia uprawnień do zasiłku dla bezrobotnych. Zgodnie z polskimi przepisami o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron niesie za sobą określone konsekwencje w urzędzie pracy. Osoba, która rozwiązała umowę w tym trybie, otrzyma zasiłek dla bezrobotnych dopiero po upływie 90 dni od dnia zarejestrowania się w urzędzie (o ile nie zaszły szczególne okoliczności, takie jak likwidacja pracodawcy lub rozwiązanie umowy z powodu przeprowadzki do innej miejscowości w związku ze związkiem małżeńskim). Dla porównania, przy wypowiedzeniu umowy przez pracodawcę zasiłek przysługuje już po 7 dniach.

Rola sądu pracy w kontekście porozumienia stron

Wiele osób uważa, że podpisanie porozumienia stron całkowicie zamyka drogę do sądu pracy. Choć jest to tryb znacznie bezpieczniejszy dla pracodawcy niż jednostronne wypowiedzenie, to sąd pracy zachowuje uprawnienie do badania okoliczności zawarcia takiego porozumienia. Pracownik może odwołać się do sądu, próbując wykazać, że jego oświadczenie woli było obarczone wadą (np. błędem, podstępem lub groźbą bezprawną). Jeśli sąd uzna argumenty pracownika, porozumienie może zostać uznane za nieważne, co oznacza, że stosunek pracy w ogóle nie uległ rozwiązaniu, a pracownikowi może przysługiwać roszczenie o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Termin na uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu lub groźby wynosi rok od dnia wykrycia błędu lub ustania stanu obawy.

Praktyczny przykład (Case Study)

Pan Jan Kowalski był zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. marketingu w firmie XYZ Sp. z o.o. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Otrzymał bardzo korzystną ofertę pracy w innej firmie, z zastrzeżeniem, że musi rozpocząć pracę od 1. dnia kolejnego miesiąca. Standardowy okres wypowiedzenia pana Jana wynosił 3 miesiące, co uniemożliwiałoby mu podjęcie nowego zatrudnienia w terminie.

Pan Jan zwrócił się do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron z dniem 30 listopada. Pracodawca, doceniając dotychczasowy wkład pana Jana i nie chcąc blokować jego rozwoju zawodowego, wyraził zgodę. Strony wspólnie przygotowały dokument porozumienia, w którym zawarły następujące postanowienia:

Rozwiązanie umowy o pracę nastąpi z dniem 30 listopada.
W okresie od 15 do 30 listopada pan Jan zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, aby móc przekazać swoje projekty koledze z zespołu i wykorzystać pozostałe 4 dni urlopu wypoczynkowego.
Za pozostałą część niewykorzystanego urlopu (6 dni) pracodawca wypłaci panu Janowi ekwiwalent pieniężny.
Pan Jan zobowiązuje się do zwrotu laptopa i telefonu służbowego najpóźniej do dnia 15 listopada.

Dzięki precyzyjnemu sformułowaniu dokumentu i uregulowaniu wszystkich kwestii spornych, rozstanie przebiegło bezproblemowo. Pan Jan terminowo podjął nową pracę, a firma XYZ Sp. z o.o. uniknęła przestojów w pracy działu marketingu.

Podsumowanie

Przygotowanie porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę (błędnie nazywanego umową wypowiedzenia za porozumieniem stron) wymaga precyzji, jasności sformułowań oraz pełnej zgody obu stron. Prawidłowo skonstruowany dokument powinien zawierać nie tylko elementy obowiązkowe, takie jak dane stron i termin rozwiązania umowy, ale również szczegółowe regulacje dotyczące urlopów, rozliczeń finansowych oraz zwrotu mienia służbowego. Dbałość o te szczegóły pozwala na polubowne i bezkonfliktowe zakończenie współpracy, minimalizując ryzyko jakichkolwiek sporów prawnych w przyszłości.