Prosta spółka akcyjna a ZUS: podstawa prawna i praktyka

Prosta spółka akcyjna (P.S.A.) funkcjonuje w polskim porządku prawnym od 1 lipca 2021 roku. Z założenia miała to być elastyczna forma prowadzenia działalności, łącząca zalety spółki z o.o. i klasycznej spółki akcyjnej, dedykowana przede wszystkim innowacyjnym przedsięwzięciom i startupom. Jednym z kluczowych aspektów branych pod uwagę przy wyborze formy prawnej są obciążenia publicznoprawne, w tym składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Relacja: prosta spółka akcyjna a ZUS to temat skomplikowany, w którym krzyżują się przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Niniejsza analiza szczegółowo omawia zasady podlegania ubezpieczeniom przez poszczególnych uczestników P.S.A., analizuje kontrowersyjną kwestię powtarzających się świadczeń niepieniężnych oraz wskazuje, jak skutecznie wnieść odwołanie od ewentualnej decyzji wymiarowej ZUS.

Status akcjonariusza prostej spółki akcyjnej a obowiązek ubezpieczeń ZUS

Podstawowym pytaniem, przed którym stają osoby rozważające założenie prostej spółki akcyjnej, jest to, czy sam status akcjonariusza rodzi obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Aby na nie odpowiedzieć, należy sięgnąć do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ustawa ta zawiera zamknięty katalog podmiotów, które podlegają obowiązkowi ubezpieczeń z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej lub uczestnictwa w spółkach kapitałowych i osobowych.

Zgodnie z art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się m.in. wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wspólników spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej. Co kluczowe, ustawodawca nie zdecydował się na dopisanie do tego katalogu akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej – nawet w sytuacji, gdy spółka posiada tylko jednego akcjonariusza (jednoosobowa prosta spółka akcyjna). Oznacza to, że sam fakt posiadania akcji w P.S.A. i bycie jej jedynym lub większościowym akcjonariuszem nie stanowi tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego.

Jest to gigantyczna zaleta prostej spółki akcyjnej w porównaniu do jednoosobowej spółki z o.o. W przypadku jednoosobowej spółki z o.o. jedyny wspólnik jest traktowany przez ZUS jako osoba prowadząca działalność gospodarczą i musi opłacać pełne składki ZUS (w tym ryczałtową składkę zdrowotną), bez możliwości skorzystania z ulg takich jak "Ulga na start" czy "Mały ZUS Plus". W jednoosobowej P.S.A. taki obowiązek w ogóle nie powstaje, co czyni tę formę prawną niezwykle atrakcyjną pod kątem optymalizacji kosztów publicznoprawnych na etapie rozruchu biznesu.

Świadczenie usług przez akcjonariusza na rzecz spółki (art. 356 KSH) a ryzyko ZUS

Jedną z najbardziej elastycznych i unikalnych cech prostej spółki akcyjnej jest możliwość zobowiązania akcjonariusza do wykonywania powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz spółki, co reguluje art. 356 Kodeksu spółek handlowych (KSH). Zgodnie z tym przepisem, statut spółki może nakładać na akcjonariusza obowiązek określonych powtarzających się świadczeń niepieniężnych za wynagrodzeniem. Może to być np. świadczenie usług programistycznych, marketingowych, doradczych, logistycznych czy księgowych.

Z punktu widzenia prawa ubezpieczeń społecznych kluczowe jest to, że wynagrodzenie wypłacane akcjonariuszowi z tytułu wykonywania tych świadczeń nie stanowi podstawy do naliczania składek ZUS. Nie jest to bowiem ani stosunek pracy, ani umowa zlecenia, ani umowa o dzieło, lecz specyficzny stosunek korporacyjny wynikający bezpośrednio z umowy (statutu) spółki. W efekcie, od wypłacanego wynagrodzenia spółka nie potrąca składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych ani zdrowotnych. Akcjonariusz płaci od tego przychodu jedynie podatek dochodowy od osób fizycznych.

Należy jednak pamiętać, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych bardzo skrupulatnie kontroluje tego typu rozwiązania. Jeśli ZUS uzna, że powtarzające się świadczenia niepieniężne mają w rzeczywistości charakter ciągłego świadczenia usług, które powinno być realizowane na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę, może wydać decyzję o przekwalifikowaniu tego stosunku prawnego. Wówczas spółka zostanie obciążona zaległymi składkami wraz z odsetkami za zwłokę. Aby zminimalizować to ryzyko, świadczenia te muszą być precyzyjnie określone w umowie spółki (rodzaj, wymiar, powtarzalność, np. "świadczenie usług doradztwa strategicznego w wymiarze 10 godzin w każdym miesiącu") i nie mogą mieć charakteru ciągłego, codziennego wykonywania pracy pod kierownictwem spółki.

Członek zarządu w prostej spółce akcyjnej – zasady oskładkowania

Kolejnym obszarem analizy jest status członków zarządu P.S.A. (lub członków rady dyrektorów, jeśli w spółce powołano organ monistyczny). Obowiązek opłacania składek ZUS przez członka zarządu zależy bezpośrednio od formy prawnej, na podstawie której wykonuje on swoje obowiązki.

Powołanie na mocy uchwały: Jeżeli członek zarządu wykonuje swoje obowiązki wyłącznie na podstawie aktu powołania (uchwały odpowiedniego organu spółki) i otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie, nie podlega on ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu). Od 1 stycznia 2022 roku (wraz z wejściem w życie przepisów tzw. Polskiego Ładu) osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które pobierają z tego tytułu wynagrodzenie, podlegają jednak obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Oznacza to, że od ich wynagrodzenia spółka ma obowiązek potrącić i odprowadzić składkę zdrowotną w wysokości 9%.
Umowa o pracę: Jeśli członek zarządu zostanie zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, podlega on pełnemu oskładkowaniu na zasadach ogólnych dotyczących pracowników. Spółka musi odprowadzać wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkę zdrowotną. Należy jednak pamiętać, że w przypadku jednoosobowej P.S.A., gdzie jedyny akcjonariusz jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, zawarcie umowy o pracę może zostać uznane przez ZUS i sądy za nieważne z uwagi na brak tzw. podporządkowania pracowniczego (brak możliwości bycia jednocześnie pracodawcą i pracownikiem).
Umowa zlecenie lub kontrakt menedżerski: W przypadku zawarcia z członkiem zarządu umowy cywilnoprawnej, powstaje obowiązek odprowadzania składek społecznych i zdrowotnych na zasadach przewidzianych dla zleceniobiorców. Może tu jednak zachodzić zbieg tytułów do ubezpieczeń, jeśli dana osoba jest zatrudniona również w innym podmiocie z wynagrodzeniem równym co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę.

Porównanie obciążeń ZUS w P.S.A. oraz jednoosobowej spółce z o.o.

Aby lepiej zobrazować korzyści płynące z wyboru prostej spółki akcyjnej, warto zestawić ją z najpopularniejszą dotychczas formą prowadzenia działalności w celach optymalizacyjnych – spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Poniższe zestawienie przedstawia kluczowe różnice w zakresie obowiązków wobec ZUS:

Jedyny wspólnik w jednoosobowej spółce z o.o.: Obowiązkowo podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą. Składki są ryczałtowe i niezależne od osiąganego dochodu spółki.
Jedyny akcjonariusz w jednoosobowej P.S.A.: Brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tytułu posiadania statusu akcjonariusza. Brak konieczności opłacania jakichkolwiek składek ryczałtowych.
Wspólnik wieloosobowej spółki z o.o.: Brak ZUS, pod warunkiem, że udziały nie są rozłożone w sposób iluzoryczny (np. 99% do 1%), co ZUS traktuje jako jednoosobową spółkę z o.o.
Akcjonariusz wieloosobowej P.S.A.: Całkowity brak ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych z tytułu posiadania akcji, bez względu na proporcje udziałów w kapitale akcyjnym.

Procedura krok po kroku: Jak prawidłowo ułożyć relacje z ZUS w P.S.A.

Prawidłowe ustrukturyzowanie prostej spółki akcyjnej pod kątem ubezpieczeń społecznych wymaga podjęcia kilku kluczowych kroków już na etapie planowania i rejestracji podmiotu. Poniższa procedura pozwala zminimalizować ryzyko zakwestionowania przyjętych rozwiązań przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Krok 1: Określenie struktury właścicielskiej i ról w spółce. Ustal, kto będzie akcjonariuszem, a kto wejdzie w skład zarządu lub rady dyrektorów. Zdecyduj, czy akcjonariusze będą aktywnie wspierać spółkę swoją pracą lub usługami.
Krok 2: Konstrukcja statutu (umowy) spółki. Jeśli planujesz wykorzystać powtarzające się świadczenia niepieniężne (art. 356 KSH), musisz precyzyjnie opisać je w umowie spółki. Określ dokładnie rodzaj świadczeń, ich częstotliwość (np. raz w tygodniu, raz w miesiącu) oraz zasady ustalania wynagrodzenia, które musi odpowiadać stawkom rynkowym. Unikaj sformułowań ogólnych, takich jak "świadczenie usług na rzecz spółki według potrzeb".
Krok 3: Rejestracja spółki w KRS. Po sporządzeniu aktu notarialnego (lub rejestracji w systemie S24) dokonaj wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Rejestracja ta automatycznie generuje numery NIP i REGON oraz zgłoszenie spółki jako płatnika składek do ZUS (formularz ZUS ZPA jest tworzony automatycznie).
Krok 4: Zgłoszenie osób ubezpieczonych. Jeśli w spółce zatrudniono pracowników, zleceniobiorców lub powołano członków zarządu za wynagrodzeniem, spółka jako płatnik składek musi w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń dokonać zgłoszenia tych osób na odpowiednich formularzach (ZUS ZUA dla pełnych ubezpieczeń lub ZUS ZZA tylko dla ubezpieczenia zdrowotnego).
Krok 5: Bieżąca weryfikacja i dokumentowanie świadczeń. W przypadku korzystania z art. 356 KSH, dbaj o to, aby każde wykonane świadczenie było udokumentowane (np. protokołem odbioru, raportem z wykonanych prac). Pomoże to w razie ewentualnej kontroli wykazać, że świadczenia rzeczywiście miały charakter powtarzający się, a nie ciągły.

Najczęstsze błędy i ryzyka kontroli ze strony ZUS

Praktyka pokazuje, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych z dużą rezerwą podchodzi do nowych form prawnych i elastycznych metod wynagradzania. W przypadku prostej spółki akcyjnej najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców, które mogą skutkować dotkliwymi konsekwencjami finansowymi, to:

1. Pozorność powtarzających się świadczeń niepieniężnych. ZUS podczas kontroli bada rzeczywisty charakter relacji między akcjonariuszem a spółką. Jeśli akcjonariusz codziennie przez 8 godzin wykonuje obowiązki w biurze spółki, korzysta ze sprzętu spółki i podlega poleceniom służbowym, ZUS bez wahania uzna, że art. 356 KSH został użyty jedynie w celu obejścia przepisów o ubezpieczeniach społecznych i zakwalifikuje tę relację jako stosunek pracy lub umowę zlecenie.

2. Ustalone wynagrodzenie odbiegające od realiów rynkowych. Wypłacanie rażąco wysokich kwot za proste czynności lub odwrotnie – rażąco niskich stawek w celu sztucznego transferu zysków – przyciągnie uwagę kontrolerów. Wynagrodzenie za świadczenia niepieniężne musi być rynkowe.

3. Brak zgłoszenia członka zarządu z powołania do ubezpieczenia zdrowotnego. Wielu przedsiębiorców wciąż pamięta stan prawny sprzed 2022 roku i błędnie zakłada, że członek zarządu pobierający wynagrodzenie z uchwały o powołaniu nie podlega pod żadne ubezpieczenie. Brak zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego i nieodprowadzanie składki 9% to prosty przepis na zaległości składkowe i odsetki.

Praktyczny przykład (Case Study)

Załóżmy, że pan Tomasz i pani Marta założyli prostą spółkę akcyjną zajmującą się tworzeniem oprogramowania (Software House). Pan Tomasz posiada 80% akcji, a pani Marta 20% akcji. Pan Tomasz został powołany uchwałą akcjonariuszy na prezesa zarządu z wynagrodzeniem 5 000 zł brutto miesięcznie. Dodatkowo, w statucie spółki zapisano, że pan Tomasz jako akcjonariusz jest zobowiązany do powtarzającego się świadczenia niepieniężnego polegającego na przeprowadzaniu audytów bezpieczeństwa kodu źródłowego tworzonych aplikacji, dwa razy w miesiącu, za co przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości 4 000 zł za każdy audyt (łącznie 8 000 zł miesięcznie).

Przeanalizujmy sytuację składkową pana Tomasza:

Z tytułu bycia akcjonariuszem: Pan Tomasz nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Fakt posiadania 80% akcji nie rodzi żadnych obowiązków wobec ZUS.
Z tytułu pełnienia funkcji prezesa zarządu (z powołania): Od wynagrodzenia 5 000 zł spółka ma obowiązek naliczyć i odprowadzić wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% (czyli 450 zł). Wynagrodzenie to nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe).
Z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych (art. 356 KSH): Wynagrodzenie w kwocie 8 000 zł jest całkowicie wolne od składek ZUS (zarówno społecznych, jak i zdrowotnej). Warunkiem jest jednak to, by audyty były rzeczywiście wykonywane, dokumentowane raportami, a ich charakter odpowiadał zapisom w statucie spółki.

W rezultacie, z łącznego przychodu pana Tomasza wynoszącego 13 000 zł, składka ZUS (zdrowotna) zostanie naliczona jedynie od kwoty 5 000 zł, co stanowi ogromną oszczędność w porównaniu do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej czy klasycznej spółki z o.o.

Jak napisać odwołanie od negatywnej decyzji ZUS?

W sytuacji, gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych przeprowadzi kontrolę w prostej spółce akcyjnej i zakwestionuje brak obowiązku ubezpieczeń (np. przekwalifikuje powtarzające się świadczenia niepieniężne na umowę zlecenie), wyda decyzję ustalającą obowiązek podlegania ubezpieczeniom i określającą wysokość zaległych składek. Spółka oraz ubezpieczony mają prawo bronić swoich racji na drodze sądowej.

Procedura odwoławcza wygląda następująco:

Termin na wniesienie odwołania: Odwołanie należy wnieść w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji ZUS. Przekroczenie tego terminu skutkuje uprawomocnieniem się decyzji, co praktycznie uniemożliwia jej dalsze podważanie, chyba że opóźnienie nastąpiło z przyczyn niezależnych od strony.
Adresat odwołania: Odwołanie adresuje się do właściwego Sądu Okręgowego (Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych), jednak wnosi się je za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał zaskarżoną decyzję. ZUS ma wówczas 30 dni na ponowną analizę sprawy. Jeśli uzna odwołanie w całości za słuszne, może zmienić lub uchylić decyzję. W przeciwnym razie przekazuje sprawę wraz z aktami do sądu.
Treść odwołania: Pismo powinno spełniać wymogi formalne pisma procesowego. Musi zawierać oznaczenie stron (spółka jako płatnik, akcjonariusz jako ubezpieczony, właściwy oddział ZUS jako organ rentowy), sygnaturę zaskarżonej decyzji, określenie zarzutów (np. naruszenie art. 356 KSH poprzez jego błędną interpretację i uznanie stosunku korporacyjnego za umowę zlecenie) oraz uzasadnienie faktyczne i prawne. W odwołaniu należy powołać dowody, takie jak statut spółki, protokoły odbioru świadczeń, dowody wypłaty wynagrodzenia oraz wnioskować o przesłuchanie stron i świadków na okoliczność rzeczywistego wykonywania powtarzających się świadczeń niepieniężnych.

Podsumowanie i wnioski dla przedsiębiorców

Prosta spółka akcyjna oferuje unikalne i bardzo korzystne rozwiązania w zakresie optymalizacji obciążeń ZUS, deklasując pod tym względem jednoosobową spółkę z o.o. Brak obowiązku ubezpieczeń dla jedynego akcjonariusza oraz możliwość bezskładkowego wynagradzania za powtarzające się świadczenia niepieniężne na podstawie art. 356 KSH to narzędzia, które mogą znacząco obniżyć koszty prowadzenia biznesu. Należy jednak korzystać z nich z dużą ostrożnością i dbałością o szczegóły formalne. Każde działanie mające na celu optymalizację składkową musi mieć realne uzasadnienie gospodarcze i znajdować pełne odzwierciedlenie w rzeczywistym sposobie funkcjonowania spółki. W przypadku sporu z organem rentowym, kluczowe jest szybkie i profesjonalne działanie, w tym sporządzenie rzetelnego odwołania do sądu, które pozwoli obronić przyjętą strukturę prawną.