Ponowne zatrudnienie pracownika po umowie na czas nieokreślony: ryzyka prawne w praktyce

W praktyce obrotu gospodarczego ponowne zatrudnienie byłego pracownika jest zjawiskiem powszechnym. Często pracodawcy decydują się na taki krok, ponieważ znają już kompetencje, lojalność oraz kulturę pracy danej osoby. Szczególne wyzwania prawne pojawiają się jednak wtedy, gdy poprzednia umowa była zawarta na czas nieokreślony. Wiele działów kadr i płac błędnie zakłada, że ponowne nawiązanie stosunku pracy to całkowicie nowy rozdział, który pozwala na zresetowanie dotychczasowych uprawnień pracowniczych. Nic bardziej mylnego. Polski Kodeks pracy w wielu miejscach nakazuje sumowanie okresów zatrudnienia u tego samego pracodawcy, co rodzi istotne konsekwencje finansowe i organizacyjne. W niniejszym artykule szczegółowo analizujemy ryzyka prawne, jakie wiążą się z ponownym zatrudnieniem pracownika po umowie bezterminowej, wskazując na co pracodawca musi zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć kosztownych sporów przed sądem pracy.

1. Ciągłość zatrudnienia a okres wypowiedzenia nowej umowy

Jednym z największych zaskoczeń dla pracodawców decydujących się na ponowne zatrudnienie pracownika jest kwestia ustalenia długości okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Kluczowe znaczenie ma tutaj fakt, że do okresu zatrudnienia wlicza się pracownikowi poprzednie okresy pracy u tego samego pracodawcy, bez względu na to, jak długie były przerwy między nimi. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał tę zasadę w swoim orzecznictwie.

W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik był wcześniej zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony przez okres np. 4 lat, a następnie po dwuletniej przerwie zostaje zatrudniony ponownie, to już od pierwszego dnia nowej umowy przysługuje mu 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Pracodawca nie może zastosować 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia, właściwego dla stażu pracy krótszego niż 6 miesięcy. Ignorowanie tej zasady i próba wypowiedzenia umowy z zastosowaniem krótszego okresu skutkuje prawem pracownika do odszkodowania przed sądem pracy.

2. Dopuszczalność zawarcia umowy na okres próbny

Kolejnym istotnym aspektem jest możliwość zawarcia umowy na okres próbny z powracającym pracownikiem. Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów Kodeksu pracy, umowę o pracę na okres próbny zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia do wykonywania określonego rodzaju pracy. Ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne tylko w dwóch ściśle określonych przypadkach.

Po pierwsze, ponowna próba jest możliwa, jeżeli pracownik ma być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy niż dotychczas. W takiej sytuacji pracodawca ma pełne prawo zweryfikować umiejętności pracownika na nowym stanowisku. Po drugie, jeśli pracownik ma wykonywać ten sam rodzaj pracy, ponowne zawarcie umowy na okres próbny jest dopuszczalne dopiero po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę. Co ważne, ponowne zatrudnienie na tym samym stanowisku po okresie próbnej umowy jest możliwe tylko raz.

Pracodawca, który zawrze umowę na okres próbny z naruszeniem tych warunków, naraża się na zarzut, że umowa ta od samego początku była w rzeczywistości umową innego rodzaju (np. na czas nieokreślony). Sąd pracy, badając sprawę, może ustalić istnienie stosunku pracy na czas nieokreślony wstecznie, co wiąże się z koniecznością wypłaty ewentualnych odszkodowań czy sprostowania świadectwa pracy.

3. Limity umów na czas określony (zasada 33 i 3)

Jeżeli po rozwiązaniu umowy na czas nieokreślony pracodawca decyduje się na ponowne zatrudnienie pracownika na podstawie umowy na czas określony, musi pamiętać o sztywnych limitach kodeksowych. Zgodnie z art. 25[1] Kodeksu pracy, okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może być większa niż trzy.

Przerwa w zatrudnieniu nie powoduje wyzerowania tych limitów. Jeśli przed zawarciem umowy na czas nieokreślony strony łączyły umowy terminowe, to przy ponownym zatrudnieniu na czas określony należy zsumować dotychczasowe umowy terminowe i ich czas trwania. Przekroczenie limitu 33 miesięcy lub zawarcie czwartej umowy na czas określony automatycznie powoduje, że umowa ta staje się umową na czas nieokreślony od dnia następującego po przekroczeniu limitu lub od dnia zawarcia czwartej umowy.

4. Kwestia odprawy pieniężnej a ponowne zatrudnienie

Wielu pracodawców obawia się kwestii związanych z odprawami pieniężnymi, zwłaszcza gdy poprzednia umowa na czas nieokreślony została rozwiązana z przyczyn niedotyczących pracownika (np. w ramach zwolnień grupowych lub indywidualnych na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników). Pracownik w takich okolicznościach otrzymuje odprawę, której wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy.

Czy ponowne zatrudnienie tego samego pracownika po krótkim czasie nakłada na niego obowiązek zwrotu odprawy? Polskie prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Odprawa jest świadceniem należnym za utratę miejsca pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Jeśli sytuacja firmy się poprawi i pracodawca ponownie zatrudni tę samą osobę, odprawa pozostaje przy pracowniku. Istnieje jednak ryzyko uznania działań pracodawcy za obejście prawa, jeśli zwolnienie i ponowne zatrudnienie miały charakter pozorny, np. w celu uzyskania korzyści podatkowych lub manipulowania strukturą zatrudnienia. W skrajnych przypadkach organy kontrolne lub sąd pracy mogą uznać takie działania za nadużycie prawa podmiotowego (art. 8 Kodeksu pracy).

5. Wpływ stażu pracy na inne uprawnienia pracownicze

Sumowanie okresów zatrudnienia u tego samego pracodawcy wpływa nie tylko na okres wypowiedzenia, ale również na szereg innych uprawnień. Do najważniejszych z nich należą:

Odprawa emerytalna lub rentowa: Staż pracy u danego pracodawcy ma znaczenie przy ustalaniu prawa do odprawy emerytalnej, choć w tym przypadku kluczowe jest samo przejście na emeryturę.
Odprawa pośmiertna: Wysokość odprawy pośmiertnej wypłacanej rodzinie zmarłego pracownika jest bezpośrednio uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 93 Kodeksu pracy).
Nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe: Jeśli w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania przewidujący takie świadczenia, poprzednie okresy zatrudnienia niemal zawsze podlegają zsumowaniu, co generuje natychmiastowe koszty po stronie pracodawcy.

6. Praktyczny przykład (Case Study)

Aby lepiej zobrazować opisywane mechanizmy, posłużmy się praktycznym przykładem. Spółka XYZ zatrudniała pana Tomasza na stanowisku starszego specjalisty ds. logistyki na podstawie umowy na czas nieokreślony przez 6 lat. W związku z restrukturyzacją firmy, umowa została rozwiązana za porozumieniem stron z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, a pan Tomasz otrzymał trzymiesięczną odprawę pieniężną. Po upływie 5 miesięcy spółka XYZ pozyskała nowy, duży kontrakt i pilnie potrzebowała doświadczonego logistyka. Zarząd postanowił ponownie zatrudnić pana Tomasza na tym samym stanowisku.

W tej sytuacji dział HR spółki XYZ musi pamiętać o następujących kwestiach:

Brak okresu próbnego: Ponieważ pan Tomasz ma wykonywać dokładnie tę samą pracę, a od rozwiązania poprzedniej umowy minęło tylko 5 miesięcy (mniej niż wymagane ustawowo 3 lata), zawarcie umowy na okres próbny jest niedopuszczalne. Nowa umowa musi być od razu umową na czas określony lub nieokreślony.
Okres wypowiedzenia: Od pierwszego dnia nowej umowy pana Tomasza obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia, ponieważ jego łączny staż pracy w spółce XYZ wynosi ponad 6 lat (6 lat poprzedniej pracy + bieżący okres).
Odprawa: Pan Tomasz nie ma obowiązku zwracać otrzymanej wcześniej odprawy. Jeśli jednak nowa umowa zostanie w przyszłości ponownie rozwiązana z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, pan Tomasz będzie miał prawo do kolejnej odprawy, a jego staż pracy do jej wyliczenia będzie obejmował oba okresy zatrudnienia.

7. Najczęstsze błędy pracodawców – jak ich unikać?

Analiza spraw trafiających przed sądy pracy pozwala na zidentyfikowanie najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców przy ponownym zatrudnianiu pracowników. Należą do nich przede wszystkim:

Błędne ustalenie okresu wypowiedzenia: Przyjmowanie założenia, że nowy stosunek pracy oznacza liczenie stażu od zera, co prowadzi do stosowania zbyt krótkich okresów wypowiedzenia i generuje roszczenia odszkodowawcze.
Bezprawne stosowanie umów na okres próbny: Ignorowanie ograniczeń dotyczących tożsamości stanowiska pracy oraz wymaganego 3-letniego okresu przerwy.
Niewłaściwe prowadzenie akt osobowych: Pracodawca ma obowiązek przechowywać i odpowiednio kontynuować lub zakładać nową część akt osobowych pracownika, pamiętając o dokumentach z poprzedniego okresu zatrudnienia, które mają wpływ na jego obecne uprawnienia.
Próby wymuszania zrzeczenia się uprawnień: Wszelkie porozumienia, w których pracownik zrzeka się zaliczenia poprzedniego stażu pracy do okresu wypowiedzenia czy innych uprawnień, są z mocy prawa nieważne (art. 18 Kodeksu pracy).

8. Podsumowanie i rekomendacje dla pracodawców

Ponowne zatrudnienie pracownika po umowie na czas nieokreślony to doskonały sposób na pozyskanie sprawdzonego specjalisty, jednak wymaga od działów kadr dużej uważności. Kluczem do bezpieczeństwa prawnego jest rzetelne zweryfikowanie historii zatrudnienia danej osoby w firmie. Pracodawca musi pamiętać, że poprzedni staż pracy „idzie” za pracownikiem i wpływa na jego uprawnienia, w szczególności na długość okresu wypowiedzenia. Przed podpisaniem nowej umowy należy dokładnie przeanalizować charakter planowanych obowiązków, aby prawidłowo dobrać rodzaj umowy i uniknąć zarzutu obejścia przepisów prawa pracy. Właściwe przygotowanie dokumentacji i świadomość istniejących ryzyk to najlepsza ochrona przed kosztownymi sporami sądowymi.