Najem okazjonalny koszt notariusza a obowiązki właściciela nieruchomości

Wynajem nieruchomości mieszkalnych w Polsce to popularny sposób na lokowanie kapitału i czerpanie stabilnych zysków. Jednak każdy właściciel mieszkania prędzej czy później staje przed wyzwaniem, jakim jest zabezpieczenie swoich interesów przed nieuczciwymi lokatorami. Tradycyjna umowa najmu, choć prosta do sporządzenia, w świetle obowiązujących przepisów o ochronie praw lokatorów stawia wynajmującego w trudnej sytuacji w przypadku konfliktu. Jeśli najemca przestanie płacić i odmówi opuszczenia lokalu, proces eksmisyjny może trwać latami. Rozwiązaniem tego problemu jest instytucja najmu okazjonalnego. Choć wiąże się ona z koniecznością wizyty w kancelarii notarialnej i poniesieniem pewnych opłat, stanowi obecnie najskuteczniejszą tarczę prawną dla właściciela. W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy, ile wynosi koszt notariusza przy najmie okazjonalnym, kto powinien go pokryć oraz jakie kluczowe obowiązki spoczywają na właścicielu nieruchomości, aby cała procedura była w pełni skuteczna.

Czym jest najem okazjonalny i dlaczego różni się od zwykłego najmu?

Najem okazjonalny to szczególna forma umowy najmu lokalu mieszkalnego, wprowadzona do polskiego porządku prawnego na mocy ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Jej głównym celem jest zbalansowanie praw lokatora i właściciela, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony prawa własności. W przeciwieństwie do standardowej umowy najmu, najem okazjonalny pozwala na znaczne uproszczenie i przyspieszenie procedury opróżnienia lokalu po zakończeniu lub rozwiązaniu stosunku najmu.

Przy zwykłej umowie najmu, jeśli lokator nie chce się wyprowadzić, właściciel musi wytoczyć proces sądowy o eksmisję. Taki proces bywa długotrwały, kosztowny i wyczerpujący psychicznie. Co więcej, sąd może przyznać lokatorowi prawo do lokalu socjalnego, co wstrzymuje wykonanie eksmisji do czasu, aż gmina dostarczy taki lokal, co nierzadko trwa latami. Najem okazjonalny całkowicie eliminuje te przeszkody. Kluczowym elementem tej konstrukcji prawnej jest dobrowolne poddanie się przez najemcę rygorowi egzekucji w formie aktu notarialnego. Dzięki temu, w razie problemów, właściciel może pominąć etap procesu sądowego i udać się bezpośrednio do sądu jedynie po nadanie klauzuli wykonalności, a następnie do komornika.

Koszt notariusza przy najmie okazjonalnym – ile wynosi i od czego zależy?

Jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez osoby rozważające tę formę zabezpieczenia jest koszt wizyty w kancelarii notarialnej. Opłaty te nie są ustalane przez notariuszy w sposób dowolny. Ich maksymalną wysokość reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z przepisami, za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji przez najemcę, maksymalna taksa notarialna wynosi 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Warto pamiętać, że do kwoty taksy notarialnej należy doliczyć podatek od towarów i usług (VAT) w wysokości 23%. Dodatkowo płatne są tak zwane wypisy aktu notarialnego, które są niezbędne dla każdej ze stron oraz dla sądu w przypadku ewentualnego postępowania egzekucyjnego. Koszt jednego wypisu zależy od liczby stron aktu i wynosi zazwyczaj kilkanaście złotych za stronę. W praktyce całkowity koszt notarialny związany z najmem okazjonalnym zamyka się zazwyczaj w kwocie od kilkuset złotych, co stanowi ułamek wartości miesięcznego czynszu i jest znikomym kosztem w porównaniu do potencjalnych strat związanych z nieuczciwym lokatorem.

Kto płaci za notariusza przy najmie okazjonalnym?

Przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów nie określają jednoznacznie, która strona umowy – wynajmujący czy najemca – ma obowiązek pokryć koszty notarialne. Kwestia ta pozostaje do swobodnego uzgodnienia między stronami i powinna zostać precyzyjnie uregulowana w treści samej umowy najmu. W praktyce rynkowej stosuje się różne podejścia:

Koszty pokrywa właściciel: Wielu wynajmujących decyduje się na samodzielne opłacenie taksy notarialnej, traktując to jako koszt własnego bezpieczeństwa i ubezpieczenie inwestycji.
Koszty pokrywa najemca: Część właścicieli stoi na stanowisku, że skoro to najemca składa oświadczenie, to on powinien za nie zapłacić. Może to być jednak traktowane przez potencjalnych lokatorów jako dodatkowe obciążenie finansowe na starcie.
Podział kosztów po połowie: To bardzo popularne i sprawiedliwe rozwiązanie partnerskie, które pokazuje dobrą wolę obu stron i pozwala podzielić koszty formalności po równo.

Dokumenty niezbędne do zawarcia umowy najmu okazjonalnego

Aby umowa najmu okazjonalnego była w pełni ważna i skuteczna w świetle prawa, sam dokument umowy podpisany przez strony nie wystarczy. Ustawa bezwzględnie wymaga dołączenia do niej trzech kluczowych załączników. Brak któregokolwiek z nich, bądź ich wadliwość prawna, powoduje, że umowa staje się zwykłą umową najmu, a właściciel traci uprzywilejowaną pozycję.

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji

Jest to najważniejszy dokument, który musi zostać sporządzony w formie aktu notarialnego przez notariusza. W oświadczeniu tym najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego w terminie wskazanym w wezwaniu do opróżnienia lokalu.

2. Wskazanie innego lokalu przez najemcę

Najemca musi złożyć pisemne oświadczenie, w którym wskazuje inny lokal mieszkalny, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Dokument ten sporządza się w zwykłej formie pisemnej.

3. Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego

Do umowy należy dołączyć oświadczenie właściciela lokalu zastępczego (lub osoby posiadającej inny tytuł prawny do tego lokalu), w którym wyraża on zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w jego lokalu w przypadku eksmisji. Bardzo ważnym aspektem jest to, że na żądanie wynajmującego, podpis pod tym oświadczeniem musi być notarialnie poświadczony. Zdecydowanie zaleca się korzystanie z tej opcji, gdyż chroni to właściciela przed sfałszowaniem podpisu przez nieuczciwego najemcę.

Obowiązki właściciela nieruchomości – krok po kroku

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego nakłada na właściciela nieruchomości szereg obowiązków proceduralnych. Zaniedbanie któregokolwiek z nich może skutkować utratą ochrony prawnej. Oto co krok po kroku musi zrobić właściciel:

Przygotowanie i podpisanie umowy głównej: Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.
Wizyta u notariusza: Właściciel wraz z najemcą (lub sam najemca, jeśli umowa główna została już podpisana) udaje się do notariusza w celu sporządzenia aktu notarialnego zawierającego oświadczenie o poddaniu się egzekucji.
Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego: Jest to absolutny kluczowy krok. Właściciel nieruchomości, będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu, ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Termin na dokonanie tego zgłoszenia wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Przekroczenie tego terminu choćby o jeden dzień skutkuje bezpowrotną utratą statusu najmu okazjonalnego i przekształceniem umowy w zwykły najem.
Monitorowanie statusu lokalu zastępczego: W trakcie trwania umowy najmu, najemca może utracić możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym (np. z powodu sprzedaży tamtej nieruchomości). Najemca ma obowiązek poinformować o tym właściciela w ciągu 21 dni i wskazać inny lokal. Obowiązkiem właściciela jest dopilnowanie, aby najemca dostarczył nowe, ważne oświadczenia pod rygorem wypowiedzenia umowy.

Procedura eksmisyjna – jak działa ochrona w praktyce?

W przypadku, gdy najemca przestaje wywiązywać się ze swoich zobowiązań finansowych, niszczy lokal lub umowa dobiegła końca, a on odmawia jego opuszczenia, właściciel uruchamia procedurę egzekucyjną. Dzięki najmowi okazjonalnemu proces ten jest maksymalnie uproszczony i przebiega w następujący sposób:

W pierwszej kolejności właściciel musi doręczyć najemcy pisemne wezwanie do opróżnienia lokalu, wyznaczając na to termin nie krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Wezwanie to musi być sporządzone na piśmie z podpisem urzędowo poświadczonym lub wysłane listem poleconym. Jeśli najemca nie opuści lokalu w wyznaczonym terminie, właściciel składa do sądu rejonowego wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. Do wniosku należy dołączyć umowę najmu, dowód zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego, wezwanie do opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia oraz oświadczenie o lokalu zastępczym. Sąd rozpoznaje taki wniosek w trybie przyspieszonym, badając jedynie wymogi formalne. Po uzyskaniu klauzuli wykonalności, właściciel kieruje sprawę bezpośrednio do komornika, który przystępuje do opróżnienia lokalu i przeprowadzenia eksmisji do wskazanego lokalu zastępczego.

Najczęstsze błędy popełniane przez wynajmujących

Mimo jasnych przepisów, wielu właścicieli popełnia błędy, które niweczą ich starania o bezpieczny najem. Najpoważniejszym z nich jest niedotrzymanie 14-dniowego terminu na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego lub brak takiego zgłoszenia w ogóle. Innym błędem jest akceptowanie oświadczeń o lokalu zastępczym bez notarialnego poświadczenia podpisu jego właściciela, co stwarza ryzyko, że dokument został sfałszowany, a wskazany adres nie istnieje lub jego właściciel nigdy nie wyrażał zgody na przyjęcie lokatora. Właściciele często zapominają także o konieczności zawierania umowy wyłącznie na czas oznaczony – umowa na czas nieoznaczony nie może być umową najmu okazjonalnego.

Praktyczny przykład zastosowania procedury najmu okazjonalnego

Pani Maria zdecydowała się wynająć swoje dwupokojowe mieszkanie w Krakowie panu Krzysztofowi. Z uwagi na obawy przed nieuczciwymi lokatorami, pani Maria nalegała na zawarcie umowy najmu okazjonalnego. Koszt taksy notarialnej wyniósł 420 złotych i strony uzgodniły w umowie, że zostanie on pokryty po połowie. Pan Krzysztof przedłożył oświadczenie swojego brata, który zgodził się przyjąć go do swojego domu w razie eksmisji, z podpisem poświadczonym przez notariusza. Pani Maria niezwłocznie, w ciągu 5 dni od przekazania lokalu, zgłosiła umowę do właściwego urzędu skarbowego, zachowując potwierdzenie nadania.

Po dziesięciu miesiącach bezproblemowego najmu, pan Krzysztof stracił stałe źródło dochodu i przestał opłacać czynsz oraz rachunki. Pani Maria, po bezskutecznych upomnieniach, pisemnie wypowiedziała umowę najmu z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Po upływie tego terminu pan Krzysztof nadal zajmował mieszkanie. Pani Maria sporządziła pisemne wezwanie do opróżnienia lokalu z terminem 7 dni i doręczyła je osobiście za pokwitowaniem. Ponieważ lokal nie został opróżniony, pani Maria złożyła do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Sąd wydał postanowienie po niespełna trzech tygodniach. Z tym dokumentem pani Maria udała się do komornika, który sprawnie i w pełni legalnie przeprowadził eksmisję pana Krzysztofa do domu jego brata. Dzięki dopełnieniu wszystkich formalności i poniesieniu początkowego kosztu notarialnego, pani Maria odzyskała swoją własność w krótkim czasie, unikając wieloletnich strat finansowych.

Podsumowanie – dlaczego warto ponieść koszt notariusza?

Podsumowując, najem okazjonalny to obecnie najbardziej skuteczna i bezpieczna forma wynajmu nieruchomości mieszkalnych w Polsce. Choć wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów notarialnych oraz dopełnienia rygorystycznych formalności urzędowych, stanowi nieocenioną ochronę dla kapitału właściciela. Koszt wizyty u notariusza, wynoszący zazwyczaj kilkanaście procent miesięcznego czynszu, jest znikomy w zestawieniu z kosztami, jakie generuje nieuczciwy lokator odmawiający opuszczenia mieszkania i niepłacący czynszu przez wiele miesięcy czy lat. Inwestycja w najem okazjonalny to inwestycja w spokój ducha, bezpieczeństwo prawne oraz gwarancję szybkiego odzyskania swojej nieruchomości w kryzysowej sytuacji. Każdy właściciel dbający o swoje interesy powinien rozważyć tę formę umowy jako standard przy wynajmie mieszkania.