Umowa na czas okreslony ile wypowiedzenie: termin na pismo i skutki zwłoki

Rozwiązanie stosunku pracy na podstawie umowy na czas określony jest jednym z najczęściej występujących zdarzeń w obrocie prawnym. Choć mogłoby się wydawać, że umowa terminowa wygasa samoistnie wraz z upływem okresu, na który została zawarta, w praktyce strony bardzo często decydują się na jej wcześniejsze rozwiązanie za wypowiedzeniem. Kluczowym elementem tego procesu jest prawidłowe ustalenie długości okresu wypowiedzenia oraz bezbłędne obliczenie terminów doręczenia pisma. Wszelkie uchybienia w tym zakresie niosą za sobą poważne konsekwencje prawne, finansowe i organizacyjne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Niniejsze opracowanie stanowi kompleksowy przewodnik po przepisach prawa pracy regulujących tę materię, ze szczególnym uwzględnieniem najnowszych zmian ustawowych oraz praktycznych aspektów doręczania oświadczeń woli.

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy na czas określony?

Przez wiele lat przepisy Kodeksu pracy różnicowały sytuację prawną pracowników zatrudnionych na czas określony oraz tych posiadających umowy bezterminowe. Okres wypowiedzenia umów terminowych był sztywny i wynosił zazwyczaj dwa tygodnie, o ile w umowie przewidziano w ogóle możliwość jej wypowiedzenia. Sytuacja ta zmieniła się diametralnie na skutek nowelizacji przepisów prawa pracy, która w pełni zrównała okresy wypowiedzenia obu tych typów umów. Obecnie długość okresu wypowiedzenia umowy na czas określony zależy wyłącznie od ogólnego stażu pracy u danego pracodawcy.

Zgodnie z art. 36 § 1 Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony wynosi odpowiednio:

• 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy przez okres krótszy niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 3 lata.

Warto podkreślić, że do stażu pracy, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia, wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy. Oznacza to, że sumuje się czas trwania wszystkich dotychczasowych umów o pracę (np. na okres próbny, poprzednich umów na czas określony), nawet jeśli pomiędzy nimi występowały przerwy. Wyjątkiem są sytuacje, w których przepisy szczególne nakazują liczyć staż pracy od nowa, jednak w standardowych relacjach pracowniczych obowiązuje zasada sumowania całego zatrudnienia. Ponadto, zgodnie z art. 23[1] Kodeksu pracy, w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, do stażu pracy u nowego pracodawcy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy.

Zasady obliczania okresów wypowiedzenia – jak nie popełnić błędu?

Samo ustalenie długości okresu wypowiedzenia (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące) to dopiero pierwszy krok. Równie ważne jest prawidłowe określenie momentu, w którym ten okres się rozpoczyna i kończy. Przepisy Kodeksu pracy zawierają w tym zakresie bardzo precyzyjne regulacje, które różnią się od ogólnych zasad liczenia terminów określonych w Kodeksie cywilnym.

Zgodnie z art. 30 § 2[1] Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miasta. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że strony stosunku pracy nie mogą w sposób dowolny ustalić innego dnia zakończenia wypowiedzenia, jeśli byłoby to niekorzystne dla pracownika.

W praktyce oznacza to następujące reguły:

1. Wypowiedzenie dwutygodniowe: Zawsze kończy się w sobotę. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się w najbliższą niedzielę po dniu doręczenia pisma. Przykładowo, jeśli pracownik otrzyma wypowiedzenie w środę, okres wypowiedzenia rozpocznie się w niedzielę i zakończy w sobotę po upływie pełnych dwóch tygodni.
2. Wypowiedzenie jednomiesięczne lub trzymiesięczne: Zawsze kończy się w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym pismo zostało doręczone. Przykładowo, jeśli wypowiedzenie jednomiesięczne zostanie doręczone 15 maja, okres wypowiedzenia rozpocznie się 1 czerwca i zakończy 30 czerwca.

Poniższa tabela obrazuje przykładowe terminy doręczenia i zakończenia okresu wypowiedzenia:

Termin na pismo – kiedy najpóźniej należy doręczyć dokument?

Aby umowa o pracę rozwiązała się w pożądanym przez nas terminie, pismo zawierające oświadczenie o wypowiedzeniu musi zostać doręczone drugiej stronie z odpowiednim wyprzedzeniem. Kluczowe znaczenie ma tutaj pojęcie skutecznego doręczenia oświadczenia woli, które reguluje art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, oświadczenie woli jest złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią.

Dla pracodawcy i pracownika oznacza to, że nie liczy się data sporządzenia pisma ani data jego wysłania (np. nadania na poczcie), lecz data, w której odbiorca faktycznie otrzymał dokument lub miał realną możliwość jego odebrania. Jeśli pismo jest wręczane osobiście w miejscu pracy, doręczenie następuje w momencie przekazania dokumentu. Jeśli jednak pismo jest wysyłane pocztą, należy uwzględnić czas niezbędny na transport przesyłki oraz ewentualne awizowanie.

W przypadku wysyłki pocztowej obowiązuje tzw. fikcja doręczenia. Jeżeli adresat nie odbierze przesyłki poleconej, uznaje się ją za doręczoną z upływem siódmego dnia od momentu powtórnego awizowania. Oznacza to, że proces doręczania drogą pocztową może potrwać nawet kilkanaście dni. Planując rozwiązanie umowy, należy wysłać pismo na tyle wcześnie, aby cały proces awizowania zakończył się jeszcze przed końcem miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie biegu wypowiedzenia.

Skutki zwłoki w doręczeniu wypowiedzenia

Zwłoka w doręczeniu pisma wypowiadającego umowę pociąga za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe. Najważniejszym skutkiem spóźnienia jest przesunięcie terminu rozwiązania umowy o pracę o kolejny pełny okres rozliczeniowy (w przypadku wypowiedzeń miesięcznych – o kolejny miesiąc).

Rozważmy sytuację, w której pracodawca chce rozwiązać umowę z pracownikiem z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, tak aby umowa rozwiązała się 31 sierpnia. Aby tak się stało, pracownik musi otrzymać pismo najpóźniej 31 lipca. Jeśli z powodu opóźnienia kuriera lub błędu działu kadr pismo zostanie doręczone dopiero 1 sierpnia, okres wypowiedzenia rozpocznie się dopiero 1 września i zakończy 30 września. Skutki takiej zwłoki są następujące:

• Dla pracodawcy: Konieczność zatrudniania pracownika przez dodatkowy miesiąc i wypłaty mu pełnego wynagrodzenia. Nawet jeśli pracodawca zwolni pracownika z obowiązku świadczenia pracy, i tak musi wypłacić mu pensję za wrzesień.
• Dla pracownika: Jeśli to pracownik spóźnił się ze złożeniem wypowiedzenia, a miał już podpisaną umowę przedwstępną z nowym pracodawcą od 1 września, znajduje się w trudnej sytuacji. Jest formalnie związany dotychczasową umową do końca września. Podjęcie nowej pracy w pełnym wymiarze godzin może okazać się niemożliwe lub wiązać się z ryzykiem odpowiedzialności odszkodowawczej wobec dotychczasowego pracodawcy za porzucenie pracy.

Warto pamiętać, że raz złożone oświadczenie o wypowiedzeniu nie może być jednostronnie cofnięte. Jeśli pracodawca zorientuje się, że spóźnił się z doręczeniem pisma i umowa potrwa miesiąc dłużej, nie może anulować wypowiedzenia bez zgody pracownika. Wszelkie modyfikacje terminów wymagają w takiej sytuacji zgodnego oświadczenia woli obu stron (np. zawarcia porozumienia zmieniającego lub porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę).

Nowe wymogi formalne – uzasadnienie wypowiedzenia umowy na czas określony

Omawiając kwestię wypowiadania umów na czas określony, nie sposób pominąć rewolucyjnych zmian w prawie pracy, które weszły w życie w kwietniu 2023 roku. Do tego momentu pracodawca mógł wypowiedzieć umowę terminową bez podawania przyczyny. Obecnie, na mocy znowelizowanego art. 30 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek wskazać w piśmie wypowiadającym przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Przyczyna ta musi być konkretna, rzeczywista i zrozumiała dla pracownika.

Dodatkowo, pracodawca must przeprowadzić konsultację ze związkami zawodowymi, jeśli pracownik jest przez nie reprezentowany. Brak wskazania przyczyny, podanie przyczyny pozornej lub niedopełnienie obowiązku konsultacji związkowej stanowi naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę. Pracownik może wówczas odwołać się do sądu pracy, żądając odszkodowania lub przywrócenia do pracy.

Sąd pracy i roszczenia z tytułu wadliwego wypowiedzenia

Jeśli podczas dokonywania wypowiedzenia umowy na czas określony dojdzie do naruszenia przepisów (np. błędnie obliczono okres wypowiedzenia, spóźniono się z doręczeniem pisma i próbowano skrócić okres wypowiedzenia bez podstawy prawnej, bądź nie wskazano przyczyny), pracownikowi przysługuje prawo odwołania do sądu pracy. Termin na wniesienie pozwu wynosi 21 dni od dnia doręczenia pisma o wypowiedzeniu umowy o pracę (art. 264 § 1 Kodeksu pracy).

Przed sądem pracy pracownik może dochodzić następujących roszczeń:

• Odszkodowanie: Przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.
• Przywrócenie do pracy: Pracownik może żądać przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach, jeżeli do końca okresu, na który umowa miała trwać, pozostało jeszcze odpowiednio dużo czasu. Sąd pracy może jednak uznać przywrócenie do pracy za niecelowe lub niemożliwe i w to miejsce zasądzić odszkodowanie.

Warto zaznaczyć, że jeśli pracodawca zastosuje krótszy okres wypowiedzenia niż wymagany przez prawo, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wymaganego, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy (art. 49 Kodeksu pracy). Sąd pracy w takim przypadku nie musi przywracać pracownika do pracy, lecz nakazuje pracodawcy wypłatę należnego wynagrodzenia za brakujący okres.

Praktyczny przykład – analiza przypadku

Aby lepiej zobrazować mechanizm działania przepisów i skutki zwłoki, przeanalizujmy praktyczny przykład. Pan Tomasz pracuje w firmie budowlanej na podstawie umowy na czas określony zawartej na okres 5 lat. Jego staż pracy w tej firmie wynosi obecnie 4 lata. Okres wypowiedzenia umowy Pana Tomasza wynosi zatem 3 miesiące. Pracodawca z powodów ekonomicznych decyduje się na rozwiązanie umowy z Panem Tomaszem, planując zakończenie stosunku pracy na dzień 31 grudnia.

Aby umowa rozwiązała się 31 grudnia, trzymiesięczny okres wypowiedzenia must upłynąć w tym dniu. Oznacza to, że wypowiedzenie musi rozpocząć swój bieg 1 października. Aby tak się stało, pismo o wypowiedzeniu musi zostać skutecznie doręczone Panu Tomaszowi najpóźniej 30 września.

Pracodawca sporządza pismo 15 września i wysyła je listem poleconym 18 września. Poczta podejmuje pierwszą próbę doręczenia 21 września. Pana Tomasza nie ma w domu, więc listonosz zostawia awizo. Pan Tomasz odbiera przesyłkę w placówce pocztowej dopiero 2 października. Czy pracodawca zachował termin?

Tak, termin został zachowany. Zgodnie z zasadami doręczania oświadczeń woli, Pan Tomasz miał realną możliwość zapoznania się z treścią pisma już 21 września (w dniu pierwszego awizowania). Fakt, że faktycznie odebrał list dopiero w październiku, nie wpływa na datę skutecznego doręczenia w świetle prawa. Wypowiedzenie zostało doręczone we wrześniu, bieg trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia obejmuje październik, listopad i grudzień, a umowa rozwiąże się 31 grudnia.

Co jednak stałoby się, gdyby pracodawca wysłał pismo dopiero 28 września, a pierwsza próba doręczenia nastąpiła 1 października? Wówczas doręczenie nastąpiłoby w październiku. Okres wypowiedzenia rozpocząłby bieg 1 listopada i zakończył się dopiero 31 stycznia kolejnego roku. Pracodawca musiałby zatrudniać Pana Tomasza o miesiąc dłużej i wypłacić mu dodatkowe wynagrodzenie za styczeń.

Podsumowanie – jak bezpiecznie wypowiedzieć umowę?

Prawidłowe rozwiązanie umowy na czas określony wymaga od obu stron skrupulatności i znajomości przepisów. Aby uniknąć kosztownych błędów i sporów przed sądem pracy, warto stosować się do kilku podstawowych zasad:

• Zawsze dokładnie weryfikuj staż pracy pracownika u danego pracodawcy, aby prawidłowo określić długość okresu wypowiedzenia (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące).
• Planuj wręczenie lub wysyłkę pisma z odpowiednim wyprzedzeniem. Pamiętaj o czasie potrzebnym na doręczenie przesyłki pocztowej i ewentualne awizowanie.
• Dla celów dowodowych zawsze dbaj o formę pisemną wypowiedzenia i uzyskaj podpis drugiej strony potwierdzający odbiór dokumentu z wpisaną datą.
• Jako pracodawca pamiętaj o bezwzględnym obowiązku wskazania prawdziwej i konkretnej przyczyny wypowiedzenia oraz o konieczności przeprowadzenia konsultacji związkowej.

Stosowanie się do powyższych reguł pozwala zminimalizować ryzyko prawne i zapewnia płynne zakończenie stosunku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy.